Wikborg Rein nyhetsbrev: Nye bestemmelser om arbeidsgivers rett til innsyn i ansattes e-post

Les eller last ned nyhetsbrev fra Wikborg Reins kompetansegrupper for arbeidsrett og TMT/Immaterialrett/Personvern vedrørende nye bestemmelser om arbeidsgivers rett til innsyn i ansattes e-post.

NYE BESTEMMELSER OM ARBEIDSGIVERS RETT TIL INNSYN I ANSATTES E-POST

Fornyings- og administrasjonsdepartementet har fastsatt bestemmelser om arbeidsgivers rett til innsyn i ansattes e-post med videre. De nye bestemmelsene vil fremgå av personopplysningsforskriften kapittel 9, og trådte i kraft den 1. mars 2009.

Hovedprinsippet i de nye reglene er at arbeidsgiver kun i bestemte tilfeller kan få innsyn i ansattes e-post med videre. Arbeidstakers samtykke vil ikke lenger være et selvstendig grunnlag for innsyn. Videre plikter arbeidsgiver å følge en nærmere angitt prosedyre ved innsyn, samt å gjennomføre sletting ved arbeidsforholdets opphør.

Det kan ikke fastsettes instrukser eller inngås avtaler som fraviker de nye bestemmelsene til ugunst for arbeidstaker.

Omfanget av bestemmelsene
Reglene er ikke begrenset bare til e-post, men omfatter også arbeidsgivers rett til innsyn i materiale som befinner seg på elektroniske kommunikasjonsmedier eller annet elektronisk utstyr som arbeidsgiver har stilt til disposisjon for arbeidstaker, for eksempel SMS-meldinger på den ansattes mobiltelefon. I tillegg omfatter reglene elektronisk lagrete dokumenter som befinner seg på
arbeidstakers personlige område på arbeidsgivers IT-system. Reglene omfatter derimot ikke innsyn i dokumenter som er lagret på områder eller på utstyr som er å betrakte som felles for virksomhetens ansatte.

Reglene omfatter både gjennomsøking, åpning og lesing. Ettersom også gjennomsøking er omfattet, er det ikke anledning til å se gjennom for eksempel e-postboksen selv om arbeidsgiver ikke åpner og leser den enkelte meldingen.

Betingelser for arbeidsgivers rett til innsyn
Arbeidsgiver har bare rett til innsyn dersom ett av følgende vilkår er oppfylt:

1  Når det er nødvendig for å ivareta den daglige driften eller andre berettigede interesser ved virksomheten, eller
Ved begrunnet mistanke om at arbeidstakers bruk av e-postkassen medfører grovt brudd på de plikter som følger av arbeidsforholdet, eller kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed.
2  Det er verdt å merke seg at arbeidstakers samtykke ikke lenger vil utgjøre et selvstendig grunnlag for innsyn.

At det må gjennomføres en konkret avveining av behovet for innsyn følger allerede i dag av de generelle bestemmelsene i personopplysningsloven, og i forhold til alternativ 1 ovenfor må det i tillegg gjennomføres en vurdering av om ivaretakelsen av driften eller andre berettigede interesser kan tilgodeses gjennom mindre inngripende midler. Hvis det er mulig å oppnå det samme med mindre inngripende midler, vil ikke vilkåret for innsyn være oppfylt. Etter vår oppfatning taler mye for at innsyn kan foretas for eksempel dersom man er kjent med at en kunde har sendt en viktig e-post til en av virksomhetens medarbeidere, men hvor denne medarbeideren er utilgjengelig over en periode av noe varighet.

Når det gjelder alternativ 2, er vi av den oppfatning at dette må forstås i lys av det arbeidsrettslige innholdet i begrepene ”oppsigelse” og ”avskjed”. Dette innbærer blant annet at berettiget mistanke om bruk av de elektroniske kommunikasjonssystemene eller IT-systemene til handlinger som er ulovlige, eller på andre måter som strider mot arbeidsgivers interesser, i hovedregelen vil medføre rett til innsyn. Som eksempler kan nevnes utsendelser av spam, e-post inneholdende virus, ulovlig pornografi, og ulovlig fildeling. Et annet praktisk tilfelle som må antas å kvalifisere til innsyn er handlinger fra arbeidstakere i strid med deres lojalitetsplikt overfor arbeidsgiver. Henvisningen til reglene om oppsigelse og avskjed innebærer imidlertid at det må stilles visse krav både til handlingens art og dens omfang/utstrekning.

Prosedyrer ved innsyn
Som et hovedprinsipp skal arbeidstaker varsles om at innsyn vil bli foretatt, og få anledning til å uttale seg før innsyn foretas. Dette prinsippet gjelder imidlertid kun så langt forhåndsvarsling ”er mulig”, og forhåndsvarsling er således ikke et absolutt krav for rett til innsyn.

I vurderingen av om forhåndsvarsling er mulig vil blant annet tidsaspektet være sentralt. Dersom arbeidstaker ikke er til­gjengelig, og det er berettiget grunn til å tro at det finnes materiale for eksempel i vedkommendes e-postkasse som det er viktig å håndtere uten opphold, kan arbeidsgiver foreta innsyn uten forhåndsvarsel, og i stedet gi skriftlig varsel om at innsyn er foretatt i ettertid.

Særlige spørsmål oppstår dersom det er grunn til å tro at forhåndsvarsel vil kunne medføre at arbeidstaker ødelegger eller endrer bevis før innsyn gjennomføres. Her vil et hensiktsmessig alternativ til umiddelbart innsyn være å speilkopiere området hvor materialet man ønsker innsyn i befinner seg, men uten å foreta innsyn i dette. På denne måten kan arbeidsgiver sikre seg et øyeblikksbilde av situasjonen før varsel gis, uten at man foretar innsyn slik at varslingsreglene kommer til anvendelse.

I den utstrekning det er mulig skal arbeidstaker gis anledning til å være tilstede under innsyn, og arbeidstakeren har rett til å la seg bistå av en representant. Dersom arbeidstaker ikke er til stede skal han/hun gis skriftlig underretning om innsynet umiddelbart etterpå, som skal inneholde opplysninger om hvilken metode som ble benyttet, hvilke dokumenter som ble åpnet samt resultatet av innsynet.

Sletting ved opphør av arbeidsforholdet
Ved opphør av arbeidsforholdet plikter arbeidsgiver å avslutte e-postkonti etc., og stenge tilgangen til arbeidstakerens private område. Arbeidsgiver plikter videre innen rimelig tid å slette innhold som ikke er nødvendig for den daglige driften av virksomheten. I forbindelse med ordinært opphør av ansettelsesforholdet vil trolig den mest praktiske fremgangsmåten være at arbeidsgiver ber arbeidstaker om å slette alt som ikke er virksomhetsrelatert, og at arbeidstaker samtykker til at arbeidsgiver får tilgang til resten. I dette tilfellet mener vi at arbeidstakers samtykke vil være gyldig avgitt ettersom det ikke normalt ikke vil forligge noen pressituasjon når arbeidsforholdet allikevel skal opphøre.

Sanksjoner
Det er ikke knyttet straffesanskjoner til brudd på bestemmelsene om arbeidsgivers rett til innsyn i arbeidstakers e-post med videre. Personopplysningslovens generelle bestemmelser om brudd på personopplysningsloven og bestemmelser gitt i medhold av denne vil allikevel gjelde. Dette innebærer at Datatilsynet kan ilegge bant annet tvangsmulkt og overtredelsesgebyr, samt at arbeidstaker kan kreve erstatning ved uberettiget innsyn fra arbeidsgivers side.

Enkelte kommentarer
Tidligere har det vært adgang for arbeidsgiver til å bestemme at arbeidstakerne kun skal benytte virksomhetens IT-systemer og kommunikasjonsutstyr til virksomhetsrelaterte oppgaver, med den virkning at arbeidsgiver hadde større rett til innsyn fordi alt materiale da kunne forutsettes å være virksomhetsrelatert. Slik vi leser de nye bestemmelsene medfører disse at slike retningslinjer fra arbeidsgiver ikke lenger gir arbeidsgiver noen større, og i hvert fall ikke noen ubetinget, rett til innsyn. Det vil allikevel være mulig å fastsette instrukser eller å inngå avtaler som presiserer forskriftens bestemmelser. Vi anbefaler at det fastsettes slike instrukser og/eller innføres systemer for håndtering av virksomhetsrelatert materiale med sikte på å gi arbeidsgiver størst mulig grad av tilgang til slikt materiale.


Dersom du har spørsmål i forbindelse med dette nyhetsbrevet eller ønsker bistand i forbindelse med adgang til innsyn i arbeidstakeres e-post, herunder utarbeidelse av interne retningslinjer, kan du kontakte:

Stian S. Schilvold
Stian Sørensen Schilvold er fast advokat i Wikborg Rein og er tilknyttet firmaets virksomhetsgruppe Handel, Industri og Offentlig virksomhet. Han arbeider særlig med rettslige problemstillinger i tilknytning til elektroniske kommunikasjon, elektronisk handel og personvern.
e-post: sss@wr.no, mobil: 958 93 464

Jan L. Backer
Jan L. Backer er partner i Wikborg Rein og leder firmaets kompetansegruppe for arbeidsrett. Han arbeider hovedsaklig med arbeidsrett og generell kontraktsjuss, og har mange års erfaring med arbeidsrettslige problemstillinger som ansettelsesavtaler, oppsigelser, omorganiseringer, restruktureringer samt kjøp og salg av bedrifter.
e-post: jlb@wr.no, mobil: 913 75 815

Torleif P. Dahl
Torleif P. Dahl er partner i Wikborg Rein og er tilknyttet firmaets virksomhetsgruppe Handel, Industri og Offentlig virksomhet. Han har i en årrekke bistått internasjonale, nordiske og norske telekom, media og teknologi bedrifter med oppkjøp, fusjoner, salg og restruktureringer.
e-post: tpd@wr.no, mobil: 915 42 879

Last ned (innsyn_i_ansattes_e_post)