Nyhetsbrev fra Wikborg Reins kompetansegruppe for selskapsrett og regnskap

Les eller last ned nyhetsbrev fra Wikborg Reins kompetansegruppe for selskapsrett og regnskap vedrørende nye regler for innkalling til og avholdelse av generalforsamlinger.

NYE VIKTIGE REGLER FOR GENERALFORSAMLINGER, ALLMENNAKSJESELSKAPER OG AKSJESELSKAPER – BÅDE NYE KRAV OG FORENKLINGER

Det har med virkning fra 3. august 2009 trådt i kraft endringer i aksjeloven og allmennaksjeloven. Reglene har betydning for innkalling til og gjennomføring av generalforsamlinger samt betydning for aksjeeiere som ønsker saker behandlet av generalforsamlingen. I tillegg gir regelendringene muligheter for forenklinger hva gjelder innkalling til og gjennomføring av generalforsamlinger både for ASA og AS, men dette forutsetter dels vedtektsendringer og dels beslutninger fra selskapets styre.

Nye regler som noterte allmennaksjeselskaper må overholde
Med den nye lovendring vil innkallingsfristen til generalforsamling i foretak notert på regulert marked økes fra tidligere to uker til 21 dager. Denne utvidede innkallingsfristen var i utgangspunktet ment å gjelde alle allmennaksjeselskap, men etter gjennomført høringsrunde hvor blant annet Wikborg Rein påpekte ulempene med en slik utvidet innkallingsfrist, ble forslaget begrenset til å gjelde for foretak notert på regulert marked.

Det gjelder også i dag en anbefalt frist på 21 dager for publisering av innkallingen på internett, se NUES sin anbefaling for god eierstyring og selskapsledelse punkt 6. Den største forskjellen i praksis blir således at det ikke er tilstrekkelig med publisering via internett, men at innkallingen også må sendes 21 dager før, samt at behovet for unntak må behandles forut for at situasjonen oppstår, se nedenfor.

Selv om den forlengede innkallingsfristen kun gjelder for noterte selskaper, vil den fortsatt kunne innebære ulemper. Utvidet innkallingsfrist vil eksempelvis vanskeliggjøre generalforsamlingsbehandling av hastesaker. Resultatet vil kunne bli et økt behov for og bruk av fullmakter til styret.

Det er to unntak fra reglene om forlenget innkallingsfrist. For det første gjelder ikke fristen ved behandling av overtakelsestilbud etter verdipapirhandelloven § 6-17, hvor det fortsatt gjelder en 14 dagers frist. For det andre kan generalforsamlingen beslutte unntak fra den utvidede fristen, se under for en nærmere beskrivelse

Foretak notert på regulert marked blir med lovendringen også underlagt en ny forskrift som i mer detalj regulerer hvilke opplyninger som må inntas i generalforsamlingsinnkallingen samt informasjon som må publiseres på selskapets internettside. Blant annet må innkallingen inneholde opplysninger om aksjeeiernes rettigheter til å fremme spørsmål og alternative beslutningsforslag, fremgangsmåte ved bruk av fullmakt, fremgangsmåte ved elektronisk stemming og eventuell forhåndsstemming og hvordan man kan få tilgang til dokumenter som er gjort tilgjengelige på selskapets nettside i forbindelse med generalforsamlingen. På selskapets internettside må selskapet publisere innkallingen til generalforsamlingen, andre dokumenter i dens forbindelse, forslag til beslutning eller uttalelser fra styret for saker på dagsorden, alternative forslag mottatt fra aksjeeiere og skjemaer for møte ved fullmakt eller skriftlig stemmegivning.

Mulighet for forenklinger via beslutning i generalforsamlingen
For foretak notert på regulert marked, kan generalforsamlingen beslutte at det frem til neste ordinære generalforsamling skal gjelde en innkallingsfrist på to uker for ekstraordinære generalforsamlinger. Ordinær generalforsamling må altså uansett inn­kalles med 21 dagers frist. Beslutning om kortere innkallingsfrist må gjentas i form av ny beslutning av generalforsamlingen på hver ordinære generalforsamling dersom den skal ha virkning for den etterfølgende perioden.

Beslutning om to ukers innkallingsfrist må vedtas med flertall som for vedtektsendring og forutsetter at det i den aktuelle generalforsamlingen hvor 14-dagersfristen skal anvendes gis adgang til elektronisk stemmegivning, som nærmere beskrevet under.

Elektronisk deltakelse på generalforsamling
Ved lovendringen innføres en adgang for allmennaksjeselskaper (uavhengig av om disse er notert på regulert marked) til å åpne for elektronisk deltakelse og stemmegivning på generalforsamling. Bestemmelsen er ikke innført tilsvarende for aksjeselskaper. Beslutning om elektronisk deltakelse må treffes av styret, men selskapets vedtekter kan både avskjære styrets myndighet og sette nærmere krav til elektronisk deltakelse på generalforsamlingen.

Dersom et selskap innfører adgang til elektronisk deltakelse på generalforsamling kreves det at de tekniske løsninger som benyttes sikrer at den enkelte aksjeeier får adgang til å utøve sine rettigheter samt at lovens øvrige krav til generalforsamlingen oppfylles. De tekniske løsninger må også legge til rette for forsvarlig gjennomføring av generalforsamlingen, herunder inneha betryggende sikkerhet knyttet til autentisering av aksjeeiere og kontroll av stemmegivning.

Mulighet for forenklet innkalling til generalforsamling
Innføringen av en ny § 5-11 a i aksjelovene åpner for en forenklet innkalling til generalforsamling, både for aksje- og allmennaksjeselskap. Bestemmelsen innebærer at et selskap kan vedtektsfeste at dokumenter som skal behandles på generalforsamling gjøres tilgjengelige på selskapets internettsider, i stedet for å sendes ut sammen med innkallingen.

En slik vedtektsbestemmelse innebærer at også dokumenter som etter loven skal ligge ved innkallingen, ikke trenger å vedlegges så lenge disse gjøres tilgjengelige på internett. For mange selskaper medfører opptrykking og utsendelse av vedlegg til innkallingen betydelige kostnader. Lovendringen innebærer således for mange en mulighet for betydelige kostnadsbesparelser og miljøgevinst, særlig dersom selskapet har et stort antall aksjeeiere. Den enkelte aksjeeier har imidlertid krav på å få dokumentene kostnadsfritt tilsendt, dersom vedkommende henvender seg til selskapet med en slik anmodning.

For å slippe å legge dokumentene ved innkallingen, stiller den nye lovbestemmelsen krav om at dokumentene som legges ut på selskapets nettside skal gjøres tilgengelige for aksjeeierne. Full offentliggjøring til andre enn aksjeeierne er således ikke noe krav, men mindre dette følger av andre lovregler (eksempelvis børs­regler for selskaper notert på regulert marked). Man kan derfor bruke løsninger med innlogging og passord for aksjeeierne. Det er heller ingenting i veien for at et selskap med en vedtektsbestemmelse som åpner for publisering av dokumenter på nettet, heller velger å sende dokumenter fysisk til aksjeeierne, i tilfeller hvor det skulle være ønskelig.

Lovbestemmelsen stiller også krav om at innkallingen skal opplyse om internettadressen og annen informasjon aksjeeierne må ha for å få tilgang til dokumentene på selskapets internettsider, samt informasjon om hvor aksjeeierne kan henvende seg for å få tilsendt dokumentene.

Mulighet for forenklet gjennomføring av registrering av deltagere (ASA)
I allmennaksjeloven § 4-2 (3) er det ved lovendringen gitt mulighet for allmennaksjeselskaper å innføre en vedtektsbestemmelse om at retten til å delta og stemme på generalforsamlingen bare kan utøves når ervervet er innført i aksjeeierregisteret den femte virkedagen før generalforsamlingen (registreringsdatoen). Tidligere har selskaper hatt mulighet til å vedtektsfeste påmeldingfrist, men dette har ikke løst problemer knyttet til aksjer under omsetning og forvalterregistrerte aksjer. Den nye hjemmelen gir selskapene en klar hjemmel for å vedtektsfeste en femdagersfrist for registrering forut for generalforsamlingen, og etter utløpet av denne fristen kan selskapet (eller i praksis møteåpner) forholde seg til de lister som selskapet forut for generalforsamlingen får tilsendt fra VPS, som basis for hvem som skal få delta på generalforsamlingen. For aksjeeiere som erverver aksjer, eller for aksjeeiere som har aksjer registrert via forvalter, men som kan “godtgjøre” sitt erverv, vil de nye reglene være en ulempe dersom hjemmelen blir benyttet.

Mulighet for å tillate skriftlig stemmegivning (ASA)
I allmennaksjeloven § 5-8b er det ved lovendringen gitt mulighet for allmennaksjeselskaper å innføre en vedtektsbestemmelse om at aksjeeierne skal kunne avgi sin stemme skriftlig, herunder ved bruk av elektronisk kommunikasjon, i en periode før generalforsamlingen. For slik stemmegivning skal det benyttes en betryg­gende metode for å autentisere avsenderen. Vedtektene kan fastsette nærmere krav til slik stemmegivning.

Endring av aksjeeiernes rettigheter
En aksjeeier har rett til å få behandlet saker på generalforsamling som meldes skriftlig til selskapet. Nytt i denne sammenheng er imidlertid at spørsmålet saken gjelder skal meldes innen syv dager før fristen til innkallingen til generalforsamlingen går ut. I tillegg må henvendelsen inneholde en begrunnelse for at spørsmålet settes på dagsorden eller et forslag til beslutning. Aksjeeieren kan også fremsette forslag til beslutning i en sak som allerede er satt på dagsorden.

Lovendringen innebærer at det, for å få en sak behandlet, stilles noe strengere krav til aksjeeiernes fremsettelse av kravet. Styret kan imidlertid på eget initiativ velge å godta aksjeeierens forslag, og endre den foreslåtte dagsorden eller innta alternative forslag til beslutning, selv om aksjeeieren ikke har fremsatt forslaget i tråd med lovens krav, forutsatt at innkallingsfristen for generalforsamlingen ikke er utløpt.

Den nye hjemmelen for vedtektsbestemmelse om registrering av aksjeerverv i aksjonærregisteret før registreringsdato som forutsetning for utøvelse av møte- og stemmerett i generalforsamlingen, som beskrevet over, innebærer (hvis slik vedtektsbestemmelse blir innført) at en erverver av aksjer ikke lenger kan utøve stemmerett via godtgjøring av eierskap. En erverver som ønsker å utøve stemmerett må følgelig sikre seg at ervervet er registrert innen den aktuelle fristen, eller sørge for at selgeren har gitt erververen den nødvendige fullmakt, slik at erververen kan møte som fullmektig for selgeren og på den måten utøve møte- og stemmerett.

Dersom det enkelte selskapet innfører mulighet for elektronisk deltakelse på generalforsamlingen og/eller rett til skriftlig forhåndsstemme, vil dette i utgangspunktet kunne styrke aksjeeiernes mulighet for deltakelse i generalforsamlingen, og således også aksjeeiernes rettigheter.

Avslutning – huskeliste og tips
For selskapene:
Husk forlenget innkallingsfrist for selskaper notert på regulert marked – minimum 21 dager.
Beslutte forkortet innkallingsfrist på to uker på hver ordinære generalforsamling.
Vedta vedtektsbestemmelse om at dokumenter som skal sendes til aksjeeierne i forbindelse med generalforsamling, i stedet kan legges ut på selskapets internettside.
For aksjeeierne:
Husk at ved fremsettelse av krav om at sak skal behandles av generalforsamlingen må kravet fremsettes innen syv dager før fristen for innkalling til generalforsamling går ut, og det må inntas en begrunnelse eller et forslag til beslutning.
Husk å sørge for å få fullmakt til utøvelse av møte- og stemmerett ved erverv av aksjer som blir innført i aksjeeierregisteret mindre enn fem dager før generalforsamling, for selskaper med vedtektsbestemmelse om “registreringsdato”.

Det er for øvrig verdt å merke seg at corporate governance-spørsmålene som lovendringene reiser trolig vil bli vurdert av NUES som ledd i den høringen som nå pågår.

Andre lovendringer - revisjonsutvalg
Vi gjør for ordens skyld oppmerksom på at nye regler trådte i kraft 1. juli 2009 med krav om at selskaper med verdipapirer notert på regulert marked skal ha revisjonsutvalg. For mange selskaper vil det kunne være praktisk å vedtektsfeste at styret utgjør revisjonsutvalget jf. asal § 6-42 (3). Dersom selskaper skal foreslå vedtektsendringer som følge av gjennomføringen av aksjeeierdirektivet kan det være naturlig å foreslå en slik endring samtidig.

For mer informasjon, kontakt:
Partner og leder i selskapsrettsgruppen Sigurd Opedal, e-post: sop@wr.no, tlf 22 82 76 28, mobil: 995 23 499.
Partner og nestleder i selskapsrettsgruppen Line Ravlo-Losvik, e-post: lra@wr.no, tlf.: 22 82 76 22, mobil: 952 23 394.
Advokatfullmektig Stian Tande Mortensen, e-post: stm@wr.no, tlf.: 22 82 75 73, mobil: 410 83 833.

Last ned (nyhetsbrev_6_august_2009)