Advarsel i arbeidsforhold – hva, når og hvordan?

En advarsel er en sanksjon som kan benyttes ved arbeidstakers brudd på sine forpliktelser etter ansettelsesavtalen. Arbeidsmiljøloven inneholder ingen bestemmelser om advarsler - verken med hensyn til fremgangsmåte, formkrav eller de rettslige konsekvenser av at en advarsel er gitt.

En advarsel kan gis både muntlig og skriftlig, og benyttes gjerne i tilfeller hvor arbeidsgiver ønsker å korrigere uønsket atferd – men uten at man finner forholdet tilstrekkelig alvorlig for å begrunne en oppsigelse eller avskjed. 

Arbeidsgivers styringsrett

Arbeidsmiljøloven inneholder som nevnt ingen regulering om advarsler, og det er arbeidsgiver som i kraft av styringsretten avgjør om arbeidstaker skal få en skriftlig advarsel eller ikke. Styringsretten er begrenset av allmenne saklighetsnormer, og ved utøvelsen av styringsretten stilles det visse krav til saksbehandlingen. Det må foreligge et forsvarlig grunnlag for avgjørelsen, som ikke kan være vilkårlig eller basert på utenforliggende hensyn.
Dette vil også gjelde for ileggelse av en advarsel, og arbeidsgiver må sørge for en forsvarlig saksbehandling selv om det ikke gjelder lovbestemte krav til dette.

I hvilke tilfeller kan en advarsel gis?

En advarsel regnes som en tilrettevisning, og kan gis i situasjoner hvor arbeidsgiver ønsker å korrigere uønsket atferd. En advarsel kan også ilegges hvor arbeidsgiver ønsker å markere at man anser arbeidstaker for å ha opptrådt i strid med sine forpliktelser i ansettelsesforholdet.

Det bør oppstilles en viss terskel for å ilegge ansatte en advarsel, og det bør unngås for forhold av bagatellmessig karakter. Typiske tilfeller hvor det gis avskjed er mangelfulle arbeidsprestasjoner, brudd på interne rutiner, ugyldig fravær og manglende oppmøte, samarbeidsproblemer mv.

En utbredt misforståelse er at det må være gitt en (eller flere) advarsler for å kunne gå til oppsigelse av en arbeidstaker. Dette er ikke noe ubetinget vilkår, men advarsler vil i praksis ofte tillegges vekt i saklighetsvurderingen. Høyesterett har i en dom fra 2001 blant annet uttalt at en advarsel har betydning både for bevissituasjonen og for den materielle vurdering av saken (ved at arbeidstaker har fått et varsel og en anledning til å innrette seg og korrigere atferd).

Hvorvidt en forutgående advarsel bør eller må være gitt vil nødvendigvis også avhenge av arten og graden av pliktbruddet. En del pliktbrudd vil være så alvorlige at oppsigelse eller avskjed kan gis uten forutgående advarsel. Basert på rettspraksis må det på den annen side antas at ved oppsigelse som følge av mangelfull arbeidsprestasjon, bør den ansatte som et utgangspunkt være gitt instruksjoner og eventuelt en advarsel med nødvendig tid til å forbedre sine prestasjoner.

Hva skal en advarsel inneholde?

Som nevnt kan en advarsel gis både skriftlig og muntlig. Bruk av skriftlighet vil imidlertid gi en skarpere markering enn en muntlig korrigering, og vil også være å anbefale av bevishensyn.

En skriftlig advarsel bør være klar og utvetydig, og bør inneholde følgende:
• En mest mulig presis beskrivelse av de forhold det reageres på og som danner grunnlaget for advarselen.
• Klare retningslinjer med hensyn til hva som forventes av arbeidstaker videre.
• Angivelse av hvilke konsekvenser det kan få dersom noe tilsvarende gjentar seg.

Det bør fremgå eksplisitt at ytterligere pliktbrudd vil kunne medføre konsekvenser for stillingen og ansettelsesforholdet, herunder oppsigelse eller avskjed. Den ansatte bør signere på at vedkommende har mottatt advarselen, eller den bør sendes som rekommandert brev for å sikre bevis for at den er mottatt. 

Virkninger av at det er gitt advarsel

Når arbeidsgiver har valgt å reagere med en advarsel vil man være avskåret fra å meddele en oppsigelse for det samme forhold, med mindre noe nytt har kommet til eller dersom tilsvarende eller lignende forhold senere gjentar seg. Ved ileggelse av en advarsel skal arbeidstaker kunne innrette seg etter at forholdet er endelig avgjort ved advarselen, og at saken på denne måte er ute av verden.

En advarsel innebærer også en klargjøring av at arbeidsgiveren anser atferden som uakseptabel, og arbeidstakers manglende innrettelse etter en tidligere advarsel vil derfor kunne innebære at senere handlinger anses mer alvorlige enn de ellers ville vært.