Fastsettelse og endring av ferie

Det blir varmere i været og det nærmer seg tid for ferieavvikling. I denne ukens tips skriver vi om hvordan ferien skal fastsettes, hvordan fastsatt ferie kan endres og hva som skjer dersom det ikke blir mulig å avvikle årets ferie.

Ferien i år vil bli spesiell for mange på grunn av korona-pandemien, og ulike virksomheter vil også ha ulike behov hva gjelder ferieavvikling. Gitt den rådende situasjonen, men også generelt oppfordrer vi til en åpen og god dialog mellom partene i arbeidslivet.

Utgangspunktet – fastsettelse

Ferielovens system er at det er arbeidsgiver som fastsetter ferien etter drøfting med hver enkelt arbeidstaker. I praksis skjer dette typisk ved at arbeidsgiver utarbeider ferielister på grunnlag av innmeldte ønsker fra arbeidstakerne. Hovedregelen for fastsettelse er at arbeidstaker skal underrettes om ferien tidligst mulig og senest to måneder før ferien tar til (omtales gjerne som varslingsfrist). Ferieloven åpner imidlertid for kortere varslingsfrist dersom det foreligger "særlige grunner".

I lovens forarbeider er driftsmessige forhold nevnt som eksempel på forhold som vil kunne begrunne kortere varslingsfrist. Arbeids- og sosialdepartementet har vist til at korona-pandemien innebærer en helt ekstraordinær situasjon som for mange virksomheter betyr uvanlig stor usikkerhet når det gjelder hvilke driftsmessige utfordringer og betingelser som vil foreligge fremover. Den driftsmessige usikkerhet mange virksomheter opplever som følge av pandemien, for eksempel knyttet til etterspørsel, tilgang på råvarer, bemanning mv., vil følgelig kunne kvalifisere som "særlig grunn" etter ferieloven. Hver enkelt bedrift må foreta en konkret vurdering av sin situasjon for å undersøke om det er grunnlag for å påberope "særlige grunner" og kortere varslingsfrist for fastsettelse av ferien for arbeidstakeren.

Utgangspunktet om at arbeidsgiver fastsetter ferien, er underlagt begrensninger knyttet til når ferien skal tas ut. Ferieloven fastsetter at arbeidstaker skal gis tre uker samlet hovedferie i hovedferieperioden, som går fra 1. juni til 30. september. Restferien på én uke og én dag skal også gis samlet i løpet av ferieåret. Disse reglene kan fravikes kun dersom partene er enige om det.

Mange virksomheter har i tillegg til den lovpålagte ferien – fire uker og én dag – fire ekstra feriedager, slik at den samlede ferien er på fem uker per år. De fire "ekstra" dagene vil ofte arbeidsgiver kunne fastsette uten de ovennevnte føringer.

Endring av fastsatt ferie og erstatning

Når ferietiden er fastsatt, er dette som hovedregel bindende for partene. Med mindre partene blir enige om noe annet, kan arbeidstaker i utgangspunktet kreve at ferien avvikles som planlagt. Motsatt kan ikke arbeidstaker kreve at ferien utsettes eller endres, selv om f. eks. reiser ikke kan gjennomføres som planlagt på grunn av situasjonen knyttet til korona-pandemien.

Arbeidsgiver har på sin side adgang til å endre fastsatt ferie dersom avvikling av den fastsatte ferien på grunn av "uforutsette hendelser" vil skape vesentlige driftsproblemer, og det ikke kan skaffes stedfortreder. Som følge av korona-pandemien vil det kunne oppstå hendelser som ikke kunne forutses på fastsettelsestidspunktet, og som derfor kan betraktes som "uforutsette hendelser". Eksempler som kan tenkes å gi grunnlag for endringer er plutselig høyt sykefravær, flere ansatte som må i isolasjon/karantene eller at endrede smitteråd eller regelverk gir grunnlag for raskere gjenopptagelse av drift. Også her må hver enkelt bedrift gjøre konkrete vurderinger av sin situasjon.

Det må merkes at arbeidsgiver har plikt til å drøfte spørsmål om endring med hver enkelt arbeidstaker i forkant. Arbeidstaker kan kreve erstatning for dokumenterte merutgifter som følger av en omlegging av ferien. For at arbeidsgiver skal kunne vurdere omkostningene ved å endre ferien mot omkostningene ved å gjennomføre den fastsatte ferie før avgjørelsen treffes, plikter arbeidstaker allerede i de forutgående drøftelser å gi opplysninger om merutgifter som vil bli krevet erstattet.

Kompensasjon for manglende ferieavvikling og utsettelse av ferie til neste år

Utgangspunktet er at arbeidstaker har både rett og plikt til å avvikle ferie. Etter dagens ferielov kan arbeidsgiver bare kompensere manglende ferieavvikling med utbetaling av feriepenger i forbindelse med opphør av arbeidsforholdet. Denne begrensningen gjelder likevel normalt ikke for den ikke-lovbestemte ferien på fire dager mange virksomheter har.

Det er også adgang til skriftlig å avtale med arbeidstaker å overføre inntil 12 dager ferie til det påfølgende ferieåret. Ferieloven har også en bestemmelse om at ferie som i strid med ferieloven ikke er avviklet ved utløp av ferieåret skal overføres til påfølgende ferieår. Sistnevnte kan imidlertid gi grunnlag for erstatning dersom arbeidsgiveren er å bebreide for at ferien ikke ble avviklet.

Permittering og ferieavvikling

Ferieloven gjelder også for permitterte arbeidstakere. Det innebærer at arbeidsgiver har rett og plikt til å sørge for at permitterte arbeidstakere avvikler ferie. Feriedager teller ikke med som permitteringstid. Under ferieavvikling har ikke arbeidstaker rett til dagpenger, men skal ha utbetalt feriepenger. Feriepenger skal utbetales når ferien faktisk avvikles. De fleste virksomheter løser i praksis dette ved at én måned (gjerne juni) er feriemåned hvor det ikke utbetales lønn, men feriepenger. Dersom ferieavviklingen for arbeidstakerne, herunder også de permitterte, avviker fra det som er normalt, kan det være grunn til å se nærmere på eventuelle andre tidspunkter for utbetaling av feriepenger.

Sjekk også ut våre tidligere tips vedrørende ferie.

Les våre siste artikler om arbeidsrett

  • Arbeidsrett

    2020

    Deltidsansattes rett til utvidet stilling

    Bruk av deltidsansatte gir arbeidsgiver fleksibilitet ved planlegging av fremtidig arbeidsbehov. Koronapandemien har vist at fleksibilitet er spesielt viktig for arbeidsgivere i perioder preget av usikkerhet, ettersom det fremtidige behovet for arbeidskraft er vanskelig å forutse. Denne usikkerheten kan imidlertid føre til at deltidsansatte må utføre arbeid utover sin stillingsprosent – såkalt "merarbeid".

  • Arbeidsrett

    2020

    Fra permittering til nedbemanning

    Mange arbeidsgivere har sett seg nødt til å iverksette permitteringer på bakgrunn av koronapandemien, og den midlertidige innvirkningen viruset har hatt på virksomheten. Når det etter hvert har gått noe tid etter pandemiutbruddet, vil en del virksomheter måtte konstatere at de negative økonomiske virkninger er så omfattende at behovet for kostnadskutt og redusert bemanning ikke lengre vurderes å være midlertidig. Det vil da kunne være nødvendig med mer permanente bemanningstilpasninger, herunder nedbemanning og oppsigelser.

  • Arbeidsrett

    2020

    Overlevering av oppsigelse per e-post

    I senere år har det skjedd en stor økning i bruken av digitale løsninger i arbeidslivet og særlig har e-post blitt vanlig del av manges arbeidshverdag. Koronapandemien har fremskyndet denne utviklingen ytterligere og mange ansatte er kun i begrenset grad fysisk tilgjengelige på arbeidsplassen.