Fastsettelse og endring av ferie

Det blir varmere i været og det nærmer seg tid for ferieavvikling. I denne ukens tips skriver vi om hvordan ferien skal fastsettes, hvordan fastsatt ferie kan endres og hva som skjer dersom det ikke blir mulig å avvikle årets ferie.

Ferien i år vil bli spesiell for mange på grunn av korona-pandemien, og ulike virksomheter vil også ha ulike behov hva gjelder ferieavvikling. Gitt den rådende situasjonen, men også generelt oppfordrer vi til en åpen og god dialog mellom partene i arbeidslivet.

Utgangspunktet – fastsettelse

Ferielovens system er at det er arbeidsgiver som fastsetter ferien etter drøfting med hver enkelt arbeidstaker. I praksis skjer dette typisk ved at arbeidsgiver utarbeider ferielister på grunnlag av innmeldte ønsker fra arbeidstakerne. Hovedregelen for fastsettelse er at arbeidstaker skal underrettes om ferien tidligst mulig og senest to måneder før ferien tar til (omtales gjerne som varslingsfrist). Ferieloven åpner imidlertid for kortere varslingsfrist dersom det foreligger "særlige grunner".

I lovens forarbeider er driftsmessige forhold nevnt som eksempel på forhold som vil kunne begrunne kortere varslingsfrist. Arbeids- og sosialdepartementet har vist til at korona-pandemien innebærer en helt ekstraordinær situasjon som for mange virksomheter betyr uvanlig stor usikkerhet når det gjelder hvilke driftsmessige utfordringer og betingelser som vil foreligge fremover. Den driftsmessige usikkerhet mange virksomheter opplever som følge av pandemien, for eksempel knyttet til etterspørsel, tilgang på råvarer, bemanning mv., vil følgelig kunne kvalifisere som "særlig grunn" etter ferieloven. Hver enkelt bedrift må foreta en konkret vurdering av sin situasjon for å undersøke om det er grunnlag for å påberope "særlige grunner" og kortere varslingsfrist for fastsettelse av ferien for arbeidstakeren.

Utgangspunktet om at arbeidsgiver fastsetter ferien, er underlagt begrensninger knyttet til når ferien skal tas ut. Ferieloven fastsetter at arbeidstaker skal gis tre uker samlet hovedferie i hovedferieperioden, som går fra 1. juni til 30. september. Restferien på én uke og én dag skal også gis samlet i løpet av ferieåret. Disse reglene kan fravikes kun dersom partene er enige om det.

Mange virksomheter har i tillegg til den lovpålagte ferien – fire uker og én dag – fire ekstra feriedager, slik at den samlede ferien er på fem uker per år. De fire "ekstra" dagene vil ofte arbeidsgiver kunne fastsette uten de ovennevnte føringer.

Endring av fastsatt ferie og erstatning

Når ferietiden er fastsatt, er dette som hovedregel bindende for partene. Med mindre partene blir enige om noe annet, kan arbeidstaker i utgangspunktet kreve at ferien avvikles som planlagt. Motsatt kan ikke arbeidstaker kreve at ferien utsettes eller endres, selv om f. eks. reiser ikke kan gjennomføres som planlagt på grunn av situasjonen knyttet til korona-pandemien.

Arbeidsgiver har på sin side adgang til å endre fastsatt ferie dersom avvikling av den fastsatte ferien på grunn av "uforutsette hendelser" vil skape vesentlige driftsproblemer, og det ikke kan skaffes stedfortreder. Som følge av korona-pandemien vil det kunne oppstå hendelser som ikke kunne forutses på fastsettelsestidspunktet, og som derfor kan betraktes som "uforutsette hendelser". Eksempler som kan tenkes å gi grunnlag for endringer er plutselig høyt sykefravær, flere ansatte som må i isolasjon/karantene eller at endrede smitteråd eller regelverk gir grunnlag for raskere gjenopptagelse av drift. Også her må hver enkelt bedrift gjøre konkrete vurderinger av sin situasjon.

Det må merkes at arbeidsgiver har plikt til å drøfte spørsmål om endring med hver enkelt arbeidstaker i forkant. Arbeidstaker kan kreve erstatning for dokumenterte merutgifter som følger av en omlegging av ferien. For at arbeidsgiver skal kunne vurdere omkostningene ved å endre ferien mot omkostningene ved å gjennomføre den fastsatte ferie før avgjørelsen treffes, plikter arbeidstaker allerede i de forutgående drøftelser å gi opplysninger om merutgifter som vil bli krevet erstattet.

Kompensasjon for manglende ferieavvikling og utsettelse av ferie til neste år

Utgangspunktet er at arbeidstaker har både rett og plikt til å avvikle ferie. Etter dagens ferielov kan arbeidsgiver bare kompensere manglende ferieavvikling med utbetaling av feriepenger i forbindelse med opphør av arbeidsforholdet. Denne begrensningen gjelder likevel normalt ikke for den ikke-lovbestemte ferien på fire dager mange virksomheter har.

Det er også adgang til skriftlig å avtale med arbeidstaker å overføre inntil 12 dager ferie til det påfølgende ferieåret. Ferieloven har også en bestemmelse om at ferie som i strid med ferieloven ikke er avviklet ved utløp av ferieåret skal overføres til påfølgende ferieår. Sistnevnte kan imidlertid gi grunnlag for erstatning dersom arbeidsgiveren er å bebreide for at ferien ikke ble avviklet.

Permittering og ferieavvikling

Ferieloven gjelder også for permitterte arbeidstakere. Det innebærer at arbeidsgiver har rett og plikt til å sørge for at permitterte arbeidstakere avvikler ferie. Feriedager teller ikke med som permitteringstid. Under ferieavvikling har ikke arbeidstaker rett til dagpenger, men skal ha utbetalt feriepenger. Feriepenger skal utbetales når ferien faktisk avvikles. De fleste virksomheter løser i praksis dette ved at én måned (gjerne juni) er feriemåned hvor det ikke utbetales lønn, men feriepenger. Dersom ferieavviklingen for arbeidstakerne, herunder også de permitterte, avviker fra det som er normalt, kan det være grunn til å se nærmere på eventuelle andre tidspunkter for utbetaling av feriepenger.

Sjekk også ut våre tidligere tips vedrørende ferie.

Les våre siste artikler om arbeidsrett

  • Arbeidsrett

    2020

    Tilkallingsvakter – hva gjelder?

    I en del norske virksomheter har det vært tradisjon for å benytte såkalte "tilkallingsvakter". Dette har gjerne vært ansatte (herunder en del studenter) som har stått på en "ringeliste", og som ved behov (typisk ved sykefravær eller ferieavvikling) har blitt spurt om å jobbe én eller flere vakter/dager.

  • Arbeidsrett

    2020

    Konkurranse- og kundeklausuler ved permittering og nedbemanning

    Mange arbeidstakere har bestemmelser i sin arbeidsavtale som legger restriksjoner på deres adgang til å starte i konkurrerende virksomhet eller ta kontakt med arbeidsgivers kunder etter at arbeidsforholdet har opphørt. I denne ukens tips ser vi nærmere på om denne typen avtalebestemmelser kan gjøres gjeldende der arbeidsforholdet opphører som følge av oppsigelse på grunn av virksomhetens forhold, der arbeidstaker selv sier opp under permittering. Vi ser også på spørsmålet om en permittert arbeidstaker kan utføre arbeid for konkurrerende virksomhet.

  • Arbeidsrett

    2020

    Kjønnsdiskriminering i arbeidslivet

    Nylig kunne vi lese i avisene om en leder i en bank som mente seg urettmessig oppsagt fordi han var mann. Selv om vi ikke ofte hører om at denne formen for kjønnsdiskriminering påberopes i norsk arbeidsliv, er diskriminering i arbeidslivet på grunnlag av kjønn stadig et aktuelt tema. I denne ukens tips tar vi for oss hvilke regler som gjelder.