Hjemmekontor – hvilke regler gjelder?

Som følge av korona-pandemien har hjemmekontor vært "den nye normalen" for svært mange ansatte de siste månedene. Flere virksomheter har gode erfaringer med hjemmekontor, og ønsker å fortsette med dette som en fast og varig ordning – også når koronakrisen er over. Hvilke regler må arbeidsgiver forholde seg til ved innføring av en slik ordning?

En fast ordning med bruk av hjemmekontor reguleres både av arbeidsmiljøloven og en egen forskrift om arbeid som utføres i arbeidstakers hjem. Forskriften inneholder unntak fra en rekke viktige bestemmelser i arbeidsmiljøloven. Det oppstilles også et krav om at det – i tillegg til arbeidsavtalen – skal inngås en skriftlig avtale med den enkelte arbeidstaker som angir rammene for hjemmekontorordningen.

Står arbeidsgiver fritt til å pålegge hjemmekontor?

Under koronakrisen har myndighetene oppfordret arbeidsgivere til å sende ansatte på hjemmekontor for å redusere smitte i befolkningen. I Oslo kommune skal arbeidsgiver "sørge for at ansatte jobber hjemmefra så langt det er praktisk mulig".

I en normalsituasjon vil det være grenser for arbeidsgivers adgang til å pålegge ansatte hjemmekontor. I de fleste tilfeller vil arbeidsgiver neppe ensidig kunne pålegge dette, med mindre det følger av arbeidsavtalen eller den enkelte samtykker.

Når kreves det en skriftlig avtale?

Det skal inngås en skriftlig avtale om hjemmekontorordningen dersom arbeidstaker utfører arbeid i eget hjem, med mindre arbeidet er "kortvarig eller tilfeldig". Dette vil eksempelvis være enkelttilfeller når ansatte på forhånd avklarer med nærmeste leder at de har behov for å jobbe hjemmefra en dag. Hjemmekontor må være en fast og varig ordning for at det kreves slik avtale. Det kan eksempelvis være en deltidsordning med fast hjemmekontor hver tirsdag.

Vår vurdering er at det ikke stilles krav om slik avtale hvis hjemmekontor tilbys som en del av en fleksibel arbeidstidsordning, og som den ansatte kan velge å benytte seg av etter avklaring med leder. Her må likevel omfang og varighet vurderes, og dersom ansatte i realiteten over tid jobber hjemmefra ukentlig, kreves det trolig slik avtale.

Arbeidstilsynet har uttalt at forskriften ikke gjelder de som jobber hjemmefra på grunn av koronasituasjonen – dette anses som kortvarig og midlertidig.

Krav til avtalen om hjemmekontorordning

En slik avtale skal inneholde bestemmelser om omfang, arbeidstid, forventet varighet, bestemmelser om eiendomsrett, drift og vedlikehold av utstyr, tilgjengelighet for arbeidsgiver, oppsigelsesadgang og rett til å endre avtalen, samt bestemmelser om prøvetid og saksbehandling, taushetsplikt og oppbevaring av dokumenter.

Vi anbefaler en grundig regulering for å unngå tvilsspørsmål i etterkant av avtaleinngåelse. Vær tydelig på oppsigelsesadgangen og retten til å endre avtalen, samt bestemmelser om omfanget, arbeidstiden og krav til tilgjengelighet.

Vår vurdering er at forskriften ikke stenger for at rammene for ordningen kan reflekteres i generelle retningslinjer, så fremt disse oppfyller forskriftens minimumskrav. Dette er særlig praktisk hvis samtlige ansatte skal inngå i samme ordning og på like vilkår. Vi anbefaler likevel at det kombineres med en henvisning til de interne retningslinjene i den enkelte arbeidsavtale eller et vedlegg til denne.

Husk på HMS!

Dersom forskriften kommer til anvendelse gjelder ikke arbeidsmiljøloven kapittel 3 og 4 om krav til arbeidsmiljøet (med unntak av § 3-1). Forskriften har imidlertid egne krav til arbeidsmiljøet, og arbeidsgiver er forpliktet til å forsikre seg om at arbeidsforholdene er fullt forsvarlige – så langt det er praktisk mulig. Det gjelder særlig i tilknytning til tre forhold: arbeidsstedet, arbeidsutstyret og innemiljøet.

Hvor langt plikten strekker seg må vurderes konkret, og på individuell basis. Det som er forsvarlig for én ansatt behøver ikke nødvendigvis å være forsvarlig for en annen. Det er viktig at hjemmearbeid også gjenspeiles i virksomheters internkontrollsystem, og det bør gjennomføres en kartlegging og risikovurdering før etableringen av en slik ordning.

Som følge av at arbeidsgiver ikke har adgang til hjemmet, vil virksomheter i større grad også være avhengig av at ansatte gir tilbakemelding om uforsvarlige forhold. Her bør arbeidsgiver likevel være proaktiv og har en plikt til å følge opp de ansatte. Arbeidstaker har også en medvirkningsplikt til å sørge for gjennomføring av tiltak som settes i verk for et sunt og trygt arbeidsmiljø.

Les våre siste artikler om arbeidsrett

  • Arbeidsrett

    2020

    Hva er tvungen lønnsnemnd og når kan det brukes?

    Busstrafikken i Oslo og Viken ble denne uken rammet av streik etter brudd i forhandlinger og mekling mellom arbeidstakerorganisasjonene og arbeidsgiverorganisasjonene. Bakgrunnen for streiken er blant annet et krav om høyere lønn. Så langt er 3500 sjåfører tatt ut i streik i Oslo og Viken, men fagforeningene har varslet en opptrapping av streiken dersom partene ikke blir enige før lørdag 26. september 2020.

  • Arbeidsrett

    2020

    Omstilling og nedbemanning

    Koronapandemien har medført at mange virksomheter ser seg nødt til å vurdere omorganisering og tilpasninger av bemanningen. Det er en rekke ulike regelsett som regulerer slike prosesser, og det er lett å trå feil.

  • Arbeidsrett

    2020

    Kan arbeidsgiver ilegge ansatte munnkurv?

    Tidvis er det stor offentlig interesse knyttet til en arbeidsplass og hva ansatte der erfarer. Høsten 2020 var det oppmerksomhet rundt at Hurtigruten skal ha ilagt sine ansatte på MS Roald Amundsen munnkurv i forbindelse med smitteutbruddet på deres seilas. De ansatte ble pålagt å ikke snakke med pressen. Hurtigruten fant dette nødvendig for å få ro rundt den interne granskningen og pågående politietterforskningen.