Hjemmekontor – hvilke regler gjelder?

Som følge av korona-pandemien har hjemmekontor vært "den nye normalen" for svært mange ansatte de siste månedene. Flere virksomheter har gode erfaringer med hjemmekontor, og ønsker å fortsette med dette som en fast og varig ordning – også når koronakrisen er over. Hvilke regler må arbeidsgiver forholde seg til ved innføring av en slik ordning?

En fast ordning med bruk av hjemmekontor reguleres både av arbeidsmiljøloven og en egen forskrift om arbeid som utføres i arbeidstakers hjem. Forskriften inneholder unntak fra en rekke viktige bestemmelser i arbeidsmiljøloven. Det oppstilles også et krav om at det – i tillegg til arbeidsavtalen – skal inngås en skriftlig avtale med den enkelte arbeidstaker som angir rammene for hjemmekontorordningen.

Står arbeidsgiver fritt til å pålegge hjemmekontor?

Under koronakrisen har myndighetene oppfordret arbeidsgivere til å sende ansatte på hjemmekontor for å redusere smitte i befolkningen. I Oslo kommune skal arbeidsgiver "sørge for at ansatte jobber hjemmefra så langt det er praktisk mulig".

I en normalsituasjon vil det være grenser for arbeidsgivers adgang til å pålegge ansatte hjemmekontor. I de fleste tilfeller vil arbeidsgiver neppe ensidig kunne pålegge dette, med mindre det følger av arbeidsavtalen eller den enkelte samtykker.

Når kreves det en skriftlig avtale?

Det skal inngås en skriftlig avtale om hjemmekontorordningen dersom arbeidstaker utfører arbeid i eget hjem, med mindre arbeidet er "kortvarig eller tilfeldig". Dette vil eksempelvis være enkelttilfeller når ansatte på forhånd avklarer med nærmeste leder at de har behov for å jobbe hjemmefra en dag. Hjemmekontor må være en fast og varig ordning for at det kreves slik avtale. Det kan eksempelvis være en deltidsordning med fast hjemmekontor hver tirsdag.

Vår vurdering er at det ikke stilles krav om slik avtale hvis hjemmekontor tilbys som en del av en fleksibel arbeidstidsordning, og som den ansatte kan velge å benytte seg av etter avklaring med leder. Her må likevel omfang og varighet vurderes, og dersom ansatte i realiteten over tid jobber hjemmefra ukentlig, kreves det trolig slik avtale.

Arbeidstilsynet har uttalt at forskriften ikke gjelder de som jobber hjemmefra på grunn av koronasituasjonen – dette anses som kortvarig og midlertidig.

Krav til avtalen om hjemmekontorordning

En slik avtale skal inneholde bestemmelser om omfang, arbeidstid, forventet varighet, bestemmelser om eiendomsrett, drift og vedlikehold av utstyr, tilgjengelighet for arbeidsgiver, oppsigelsesadgang og rett til å endre avtalen, samt bestemmelser om prøvetid og saksbehandling, taushetsplikt og oppbevaring av dokumenter.

Vi anbefaler en grundig regulering for å unngå tvilsspørsmål i etterkant av avtaleinngåelse. Vær tydelig på oppsigelsesadgangen og retten til å endre avtalen, samt bestemmelser om omfanget, arbeidstiden og krav til tilgjengelighet.

Vår vurdering er at forskriften ikke stenger for at rammene for ordningen kan reflekteres i generelle retningslinjer, så fremt disse oppfyller forskriftens minimumskrav. Dette er særlig praktisk hvis samtlige ansatte skal inngå i samme ordning og på like vilkår. Vi anbefaler likevel at det kombineres med en henvisning til de interne retningslinjene i den enkelte arbeidsavtale eller et vedlegg til denne.

Husk på HMS!

Dersom forskriften kommer til anvendelse gjelder ikke arbeidsmiljøloven kapittel 3 og 4 om krav til arbeidsmiljøet (med unntak av § 3-1). Forskriften har imidlertid egne krav til arbeidsmiljøet, og arbeidsgiver er forpliktet til å forsikre seg om at arbeidsforholdene er fullt forsvarlige – så langt det er praktisk mulig. Det gjelder særlig i tilknytning til tre forhold: arbeidsstedet, arbeidsutstyret og innemiljøet.

Hvor langt plikten strekker seg må vurderes konkret, og på individuell basis. Det som er forsvarlig for én ansatt behøver ikke nødvendigvis å være forsvarlig for en annen. Det er viktig at hjemmearbeid også gjenspeiles i virksomheters internkontrollsystem, og det bør gjennomføres en kartlegging og risikovurdering før etableringen av en slik ordning.

Som følge av at arbeidsgiver ikke har adgang til hjemmet, vil virksomheter i større grad også være avhengig av at ansatte gir tilbakemelding om uforsvarlige forhold. Her bør arbeidsgiver likevel være proaktiv og har en plikt til å følge opp de ansatte. Arbeidstaker har også en medvirkningsplikt til å sørge for gjennomføring av tiltak som settes i verk for et sunt og trygt arbeidsmiljø.

Les våre siste artikler om arbeidsrett

  • Arbeidsrett

    2020

    Deltidsansattes rett til utvidet stilling

    Bruk av deltidsansatte gir arbeidsgiver fleksibilitet ved planlegging av fremtidig arbeidsbehov. Koronapandemien har vist at fleksibilitet er spesielt viktig for arbeidsgivere i perioder preget av usikkerhet, ettersom det fremtidige behovet for arbeidskraft er vanskelig å forutse. Denne usikkerheten kan imidlertid føre til at deltidsansatte må utføre arbeid utover sin stillingsprosent – såkalt "merarbeid".

  • Arbeidsrett

    2020

    Fra permittering til nedbemanning

    Mange arbeidsgivere har sett seg nødt til å iverksette permitteringer på bakgrunn av koronapandemien, og den midlertidige innvirkningen viruset har hatt på virksomheten. Når det etter hvert har gått noe tid etter pandemiutbruddet, vil en del virksomheter måtte konstatere at de negative økonomiske virkninger er så omfattende at behovet for kostnadskutt og redusert bemanning ikke lengre vurderes å være midlertidig. Det vil da kunne være nødvendig med mer permanente bemanningstilpasninger, herunder nedbemanning og oppsigelser.

  • Arbeidsrett

    2020

    Overlevering av oppsigelse per e-post

    I senere år har det skjedd en stor økning i bruken av digitale løsninger i arbeidslivet og særlig har e-post blitt vanlig del av manges arbeidshverdag. Koronapandemien har fremskyndet denne utviklingen ytterligere og mange ansatte er kun i begrenset grad fysisk tilgjengelige på arbeidsplassen.