Hjemmekontor – hvilke regler gjelder?

Som følge av korona-pandemien har hjemmekontor vært "den nye normalen" for svært mange ansatte de siste månedene. Flere virksomheter har gode erfaringer med hjemmekontor, og ønsker å fortsette med dette som en fast og varig ordning – også når koronakrisen er over. Hvilke regler må arbeidsgiver forholde seg til ved innføring av en slik ordning?

En fast ordning med bruk av hjemmekontor reguleres både av arbeidsmiljøloven og en egen forskrift om arbeid som utføres i arbeidstakers hjem. Forskriften inneholder unntak fra en rekke viktige bestemmelser i arbeidsmiljøloven. Det oppstilles også et krav om at det – i tillegg til arbeidsavtalen – skal inngås en skriftlig avtale med den enkelte arbeidstaker som angir rammene for hjemmekontorordningen.

Står arbeidsgiver fritt til å pålegge hjemmekontor?

Under koronakrisen har myndighetene oppfordret arbeidsgivere til å sende ansatte på hjemmekontor for å redusere smitte i befolkningen. I Oslo kommune skal arbeidsgiver "sørge for at ansatte jobber hjemmefra så langt det er praktisk mulig".

I en normalsituasjon vil det være grenser for arbeidsgivers adgang til å pålegge ansatte hjemmekontor. I de fleste tilfeller vil arbeidsgiver neppe ensidig kunne pålegge dette, med mindre det følger av arbeidsavtalen eller den enkelte samtykker.

Når kreves det en skriftlig avtale?

Det skal inngås en skriftlig avtale om hjemmekontorordningen dersom arbeidstaker utfører arbeid i eget hjem, med mindre arbeidet er "kortvarig eller tilfeldig". Dette vil eksempelvis være enkelttilfeller når ansatte på forhånd avklarer med nærmeste leder at de har behov for å jobbe hjemmefra en dag. Hjemmekontor må være en fast og varig ordning for at det kreves slik avtale. Det kan eksempelvis være en deltidsordning med fast hjemmekontor hver tirsdag.

Vår vurdering er at det ikke stilles krav om slik avtale hvis hjemmekontor tilbys som en del av en fleksibel arbeidstidsordning, og som den ansatte kan velge å benytte seg av etter avklaring med leder. Her må likevel omfang og varighet vurderes, og dersom ansatte i realiteten over tid jobber hjemmefra ukentlig, kreves det trolig slik avtale.

Arbeidstilsynet har uttalt at forskriften ikke gjelder de som jobber hjemmefra på grunn av koronasituasjonen – dette anses som kortvarig og midlertidig.

Krav til avtalen om hjemmekontorordning

En slik avtale skal inneholde bestemmelser om omfang, arbeidstid, forventet varighet, bestemmelser om eiendomsrett, drift og vedlikehold av utstyr, tilgjengelighet for arbeidsgiver, oppsigelsesadgang og rett til å endre avtalen, samt bestemmelser om prøvetid og saksbehandling, taushetsplikt og oppbevaring av dokumenter.

Vi anbefaler en grundig regulering for å unngå tvilsspørsmål i etterkant av avtaleinngåelse. Vær tydelig på oppsigelsesadgangen og retten til å endre avtalen, samt bestemmelser om omfanget, arbeidstiden og krav til tilgjengelighet.

Vår vurdering er at forskriften ikke stenger for at rammene for ordningen kan reflekteres i generelle retningslinjer, så fremt disse oppfyller forskriftens minimumskrav. Dette er særlig praktisk hvis samtlige ansatte skal inngå i samme ordning og på like vilkår. Vi anbefaler likevel at det kombineres med en henvisning til de interne retningslinjene i den enkelte arbeidsavtale eller et vedlegg til denne.

Husk på HMS!

Dersom forskriften kommer til anvendelse gjelder ikke arbeidsmiljøloven kapittel 3 og 4 om krav til arbeidsmiljøet (med unntak av § 3-1). Forskriften har imidlertid egne krav til arbeidsmiljøet, og arbeidsgiver er forpliktet til å forsikre seg om at arbeidsforholdene er fullt forsvarlige – så langt det er praktisk mulig. Det gjelder særlig i tilknytning til tre forhold: arbeidsstedet, arbeidsutstyret og innemiljøet.

Hvor langt plikten strekker seg må vurderes konkret, og på individuell basis. Det som er forsvarlig for én ansatt behøver ikke nødvendigvis å være forsvarlig for en annen. Det er viktig at hjemmearbeid også gjenspeiles i virksomheters internkontrollsystem, og det bør gjennomføres en kartlegging og risikovurdering før etableringen av en slik ordning.

Som følge av at arbeidsgiver ikke har adgang til hjemmet, vil virksomheter i større grad også være avhengig av at ansatte gir tilbakemelding om uforsvarlige forhold. Her bør arbeidsgiver likevel være proaktiv og har en plikt til å følge opp de ansatte. Arbeidstaker har også en medvirkningsplikt til å sørge for gjennomføring av tiltak som settes i verk for et sunt og trygt arbeidsmiljø.

Les våre siste artikler om arbeidsrett

  • Arbeidsrett

    2021

    Kan arbeidsgiver kreve at de ansatte vaksineres?

    Vaksineringen mot koronaviruset er i gang, og helseminister Bent Høie har uttalt at det er en målsetting at den voksne befolkningen skal være vaksinert innen sommeren. Samtidig viser undersøkelser at mange nordmenn er skeptiske til å skulle ta vaksinen. Dette reiser flere juridiske spørsmål som arbeidsgivere rundt om i landet kan bli nødt til å ta stilling til utover våren. Kan arbeidsgiver i noen tilfeller kreve at ansatte vaksineres? Hvilke andre tiltak kan eventuelt iverksettes, der ansatte motsetter seg vaksinering?

  • Arbeidsrett

    2021

    Redegjørelsesplikten

    Etter likestillings- og diskrimineringsloven har alle arbeidsgivere uavhengig av størrelse en plikt til å aktivt fremme likestilling i virksomheten. For alle offentlige virksomheter og private virksomheter med mer enn 50 ansatte, gjelder også en konkretisert plikt til å redegjøre offentlig for sitt aktive likestillingsarbeid. Plikten gjelder også private virksomheter som jevnlig har mellom 20 og 50 ansatte, når en av arbeidslivets parter i virksomheten krever det.

  • Arbeidsrett

    2021

    Dagpenger gir rett til feriepenger i 2021

    Søndag 7. februar 2021 ble det klart at et flertall på Stortinget vil la de som har vært permitterte eller arbeidsledige under koronapandemien i 2020 og 2021 motta feriepenger basert på mottatte dagpenger.