Overlevering av oppsigelse per e-post

I senere år har det skjedd en stor økning i bruken av digitale løsninger i arbeidslivet og særlig har e-post blitt vanlig del av manges arbeidshverdag. Koronapandemien har fremskyndet denne utviklingen ytterligere og mange ansatte er kun i begrenset grad fysisk tilgjengelige på arbeidsplassen.

I lys av denne utviklingen er det stadig en aktuell problemstilling hvorvidt arbeidsgiver kan overlevere viktige dokumenter som oppsigelser per e-post, eller om det er i strid med arbeidsmiljøloven.

Lovens utgangspunkt

I henhold til arbeidsmiljøloven § 15-4 skal oppsigelser fra arbeidsgiver som et absolutt krav meddeles skriftlig og som et utgangpunkt enten overleveres personlig til arbeidstakeren eller sendes til vedkommende ved rekommandert post. Oppsigelsen vil først regnes for å ha funnet sted fra det tidspunktet den er kommet frem til arbeidstakeren og dette kan få avgjørende betydning for blant annet beregningen av oppsigelsestiden. I situasjoner med høyt tidspress kan det derfor være av avgjørende betydning om arbeidsgiver kan sende oppsigelsen per e-post, som normalt vil komme frem til arbeidstakeren umiddelbart.

Hovedformålene bak formkravene er både å sikre en klar prosess som fjerner tvil om når oppsigelsen fant sted, og er samtidig ment å forhindre arbeidsgivere fra å foreta forhastede beslutninger og dermed gjennomføre lite gjennomtenkte oppsigelser.

Formreglene er ikke absolutte

Selv om kravene til overleveringsmetode i arbeidsmiljøloven § 15-4 kan fremstå som absolutte, har man uttalelser i forarbeidene og i rettspraksis som tilsier at disse skal oppfattes som ordensregler.

Frostating Lagmannsrett har i en avgjørelse fra 2018 (LF-2017-153768) - basert på en konkret vurdering - godtatt at en oppsigelse var tilsendt den ansatte per e-post. Vurderingen av formkravene skjedde etter skipsarbeiderloven, men de samme formkravene til oppsigelse følger av arbeidsmiljøloven.

Spørsmålet for retten var om en oppsigelse kunne regnes for å ha kommet frem til arbeidstakeren i lovens forstand ved oversendelsen av e-posten eller først på det tidspunktet oppsigelsen kom frem ved rekommandert brev. Lagmannsretten konkluderte med at oppsigelsen var kommet frem ved tidspunktet for utsendelsen av e-posten, og la avgjørende vekt på at formålene bak formkravene var tilstrekkelig ivaretatt ved oversendelsen. I den forbindelse viste retten særlig til at det skannede oppsigelsesbrevet som var vedlagt e-posten

  • oppfylte lovens krav til form og innhold,
  • at arbeidstakeren like forut for e-posten ble personlig orientert per telefon at han ville motta en oppsigelse,
  • at bakgrunnen for oppsigelsen ble ytterligere gjort rede for under telefonsamtalen, og
  • at partene brukte e-post i den løpende kommunikasjonen seg imellom.

Videre ble det lagt vekt på at arbeidstakeren hadde erkjent å ha mottatt oppsigelsen og at arbeidsgiver hadde en legitim interesse i å benytte e-post da den ansatte oppholdt seg i utlandet.

Retten presiserte videre at det er arbeidsgiver som har bevisbyrden for at oppsigelsen har kommet frem ved bruk av alternativ meddelelsesmetode. Lagmannsretten bemerket videre at det ikke er domstolens oppgave å ta stilling til om man på et generelt grunnlag kan nøye seg med å sende en oppsigelse ved e-post, og en slik endring må derfor utføres av lovgiver. Inntil videre må derfor dommen kun tas til inntekt for at oppsigelser kan meddeles per e-post i spesielle tilfeller, og som arbeidsgiver bør man - hvis det er mulig - fortsette å følge fremgangsmåten arbeidsmiljøloven legger opp til.

I lys av Koronapandemien kan arbeidsgiver ha legitimt behov for mer fleksible løsninger for meddelelse av oppsigelser. I en tid hvor personlig kontakt skal begrenses, vil lovens utgangspunkt som forutsetter personlig overlevering eller oppmøte på et postutleveringssted fremstå som utfordrende og lite hensiktsmessig. Dersom arbeidsgiver velger å sende oppsigelser per e-post bør man videre sørge for at saksbehandlingen er forsvarlig, og om mulig få de ansatte til å bekrefte at oppsigelsene har blitt mottatt.

Les våre siste artikler om arbeidsrett

  • Arbeidsrett

    2020

    Kan arbeidsgiver endre bonusordningen?

    Bonusordninger i arbeidsforhold finnes i alle former og fasonger, og det er stor forskjell på størrelsen av dem også. For noen vil en bonusordning kunne gi et hyggelig, lite tilskudd til fastlønnen, mens for andre er den vesentlige delen av kompensasjonsordningen knyttet til bonus. Men hvilket arbeidsrettslig vern har en bonusordning? I denne ukens tips ser vi nærmere på spørsmålet om arbeidsgiver ensidig kan endre eller fjerne bonusordninger i arbeidsforhold.

  • Arbeidsrett

    2020

    Kan en sluttavtale settes til side som urimelig?

    I norsk rett er det et grunnprinsipp at avtaler skal holdes. Like fullt er det ansett nødvendig å ha visse regler om tilsidesettelse av avtaler som av ulike grunner anses som urimelige. Fra tid til annen anføres slike regler som grunnlag for å sette til side sluttavtaler (avtaler om omforent avslutning av arbeidsforhold), eventuelt revidere deres innhold slik at avtalene blir rimelige. I denne ukens tips ser vi nærmere på når dette kan være aktuelt – eller ikke – i lys av en ny Høyesterettsdom.

  • Arbeidsrett

    2020

    Hva er en fagforening?

    Fra tid til annen dukker det opp organisasjoner i norsk arbeidsliv som skiller seg fra de tradisjonelle oppfatningene om hva en arbeidstakerorganisasjon er. I slike situasjoner kan det oppstå spørsmål om en organisasjon rettslig sett er å anse som en "fagforening". Dette ser vi nærmere på i denne ukens tips.