Overlevering av oppsigelse per e-post

I senere år har det skjedd en stor økning i bruken av digitale løsninger i arbeidslivet og særlig har e-post blitt vanlig del av manges arbeidshverdag. Koronapandemien har fremskyndet denne utviklingen ytterligere og mange ansatte er kun i begrenset grad fysisk tilgjengelige på arbeidsplassen.

I lys av denne utviklingen er det stadig en aktuell problemstilling hvorvidt arbeidsgiver kan overlevere viktige dokumenter som oppsigelser per e-post, eller om det er i strid med arbeidsmiljøloven.

Lovens utgangspunkt

I henhold til arbeidsmiljøloven § 15-4 skal oppsigelser fra arbeidsgiver som et absolutt krav meddeles skriftlig og som et utgangpunkt enten overleveres personlig til arbeidstakeren eller sendes til vedkommende ved rekommandert post. Oppsigelsen vil først regnes for å ha funnet sted fra det tidspunktet den er kommet frem til arbeidstakeren og dette kan få avgjørende betydning for blant annet beregningen av oppsigelsestiden. I situasjoner med høyt tidspress kan det derfor være av avgjørende betydning om arbeidsgiver kan sende oppsigelsen per e-post, som normalt vil komme frem til arbeidstakeren umiddelbart.

Hovedformålene bak formkravene er både å sikre en klar prosess som fjerner tvil om når oppsigelsen fant sted, og er samtidig ment å forhindre arbeidsgivere fra å foreta forhastede beslutninger og dermed gjennomføre lite gjennomtenkte oppsigelser.

Formreglene er ikke absolutte

Selv om kravene til overleveringsmetode i arbeidsmiljøloven § 15-4 kan fremstå som absolutte, har man uttalelser i forarbeidene og i rettspraksis som tilsier at disse skal oppfattes som ordensregler.

Frostating Lagmannsrett har i en avgjørelse fra 2018 (LF-2017-153768) - basert på en konkret vurdering - godtatt at en oppsigelse var tilsendt den ansatte per e-post. Vurderingen av formkravene skjedde etter skipsarbeiderloven, men de samme formkravene til oppsigelse følger av arbeidsmiljøloven.

Spørsmålet for retten var om en oppsigelse kunne regnes for å ha kommet frem til arbeidstakeren i lovens forstand ved oversendelsen av e-posten eller først på det tidspunktet oppsigelsen kom frem ved rekommandert brev. Lagmannsretten konkluderte med at oppsigelsen var kommet frem ved tidspunktet for utsendelsen av e-posten, og la avgjørende vekt på at formålene bak formkravene var tilstrekkelig ivaretatt ved oversendelsen. I den forbindelse viste retten særlig til at det skannede oppsigelsesbrevet som var vedlagt e-posten

  • oppfylte lovens krav til form og innhold,
  • at arbeidstakeren like forut for e-posten ble personlig orientert per telefon at han ville motta en oppsigelse,
  • at bakgrunnen for oppsigelsen ble ytterligere gjort rede for under telefonsamtalen, og
  • at partene brukte e-post i den løpende kommunikasjonen seg imellom.

Videre ble det lagt vekt på at arbeidstakeren hadde erkjent å ha mottatt oppsigelsen og at arbeidsgiver hadde en legitim interesse i å benytte e-post da den ansatte oppholdt seg i utlandet.

Retten presiserte videre at det er arbeidsgiver som har bevisbyrden for at oppsigelsen har kommet frem ved bruk av alternativ meddelelsesmetode. Lagmannsretten bemerket videre at det ikke er domstolens oppgave å ta stilling til om man på et generelt grunnlag kan nøye seg med å sende en oppsigelse ved e-post, og en slik endring må derfor utføres av lovgiver. Inntil videre må derfor dommen kun tas til inntekt for at oppsigelser kan meddeles per e-post i spesielle tilfeller, og som arbeidsgiver bør man - hvis det er mulig - fortsette å følge fremgangsmåten arbeidsmiljøloven legger opp til.

I lys av Koronapandemien kan arbeidsgiver ha legitimt behov for mer fleksible løsninger for meddelelse av oppsigelser. I en tid hvor personlig kontakt skal begrenses, vil lovens utgangspunkt som forutsetter personlig overlevering eller oppmøte på et postutleveringssted fremstå som utfordrende og lite hensiktsmessig. Dersom arbeidsgiver velger å sende oppsigelser per e-post bør man videre sørge for at saksbehandlingen er forsvarlig, og om mulig få de ansatte til å bekrefte at oppsigelsene har blitt mottatt.

Les våre siste artikler om arbeidsrett

  • Arbeidsrett

    2021

    Fratreden ved tvist om oppsigelse

    Arbeidsmiljøloven krever at oppsigelser må være "saklig begrunnet i virksomhetens, arbeidsgivers eller arbeidstakers forhold" jf. § 15-7. Oppsigelser grunnet virksomhetens forhold aktualiseres typisk der arbeidsgiver møter økonomiske utfordringer, og har behov for kostnadsbesparelser, og hvor dette må løses gjennom en nedbemannings- eller omstillingsprosess.

  • Arbeidsrett

    2021

    Sosiale medier og arbeidsforhold

    Sosiale medier har kommet for å bli, men hvilken betydning har slike kanaler i arbeidsforhold? Har eksempelvis arbeidsgiver adgang til å vektlegge arbeidstakeres publiseringer i sosiale medier, og i hvilken grad kan arbeidsgiver selv utforme retningslinjer for bruken av sosiale medier blant ansatte?

  • Arbeidsrett

    2021

    Oppsigelse grunnet samarbeidsvansker

    Arbeidsmiljøloven åpner for at arbeidstakere kan sies opp dersom oppsigelse er saklig begrunnet i "virksomhetens, arbeidsgivers eller arbeidstakers forhold" jf. § 15-7 første ledd. Oppsigelse grunnet arbeidstakers forhold vil kunne foreligge der arbeidstaker forsømmer sine forpliktelser i arbeidsforholdet, og hvor andre virkemidler – som advarsel – ikke anses som en tilstrekkelig reaksjon. En praktisk problemstilling i denne forbindelse er hvilken adgang arbeidsgiver har til å si opp en arbeidstaker i en situasjon hvor det foreligger alvorlige samarbeidsvansker.