Overlevering av oppsigelse per e-post

I senere år har det skjedd en stor økning i bruken av digitale løsninger i arbeidslivet og særlig har e-post blitt vanlig del av manges arbeidshverdag. Koronapandemien har fremskyndet denne utviklingen ytterligere og mange ansatte er kun i begrenset grad fysisk tilgjengelige på arbeidsplassen.

I lys av denne utviklingen er det stadig en aktuell problemstilling hvorvidt arbeidsgiver kan overlevere viktige dokumenter som oppsigelser per e-post, eller om det er i strid med arbeidsmiljøloven.

Lovens utgangspunkt

I henhold til arbeidsmiljøloven § 15-4 skal oppsigelser fra arbeidsgiver som et absolutt krav meddeles skriftlig og som et utgangpunkt enten overleveres personlig til arbeidstakeren eller sendes til vedkommende ved rekommandert post. Oppsigelsen vil først regnes for å ha funnet sted fra det tidspunktet den er kommet frem til arbeidstakeren og dette kan få avgjørende betydning for blant annet beregningen av oppsigelsestiden. I situasjoner med høyt tidspress kan det derfor være av avgjørende betydning om arbeidsgiver kan sende oppsigelsen per e-post, som normalt vil komme frem til arbeidstakeren umiddelbart.

Hovedformålene bak formkravene er både å sikre en klar prosess som fjerner tvil om når oppsigelsen fant sted, og er samtidig ment å forhindre arbeidsgivere fra å foreta forhastede beslutninger og dermed gjennomføre lite gjennomtenkte oppsigelser.

Formreglene er ikke absolutte

Selv om kravene til overleveringsmetode i arbeidsmiljøloven § 15-4 kan fremstå som absolutte, har man uttalelser i forarbeidene og i rettspraksis som tilsier at disse skal oppfattes som ordensregler.

Frostating Lagmannsrett har i en avgjørelse fra 2018 (LF-2017-153768) - basert på en konkret vurdering - godtatt at en oppsigelse var tilsendt den ansatte per e-post. Vurderingen av formkravene skjedde etter skipsarbeiderloven, men de samme formkravene til oppsigelse følger av arbeidsmiljøloven.

Spørsmålet for retten var om en oppsigelse kunne regnes for å ha kommet frem til arbeidstakeren i lovens forstand ved oversendelsen av e-posten eller først på det tidspunktet oppsigelsen kom frem ved rekommandert brev. Lagmannsretten konkluderte med at oppsigelsen var kommet frem ved tidspunktet for utsendelsen av e-posten, og la avgjørende vekt på at formålene bak formkravene var tilstrekkelig ivaretatt ved oversendelsen. I den forbindelse viste retten særlig til at det skannede oppsigelsesbrevet som var vedlagt e-posten

  • oppfylte lovens krav til form og innhold,
  • at arbeidstakeren like forut for e-posten ble personlig orientert per telefon at han ville motta en oppsigelse,
  • at bakgrunnen for oppsigelsen ble ytterligere gjort rede for under telefonsamtalen, og
  • at partene brukte e-post i den løpende kommunikasjonen seg imellom.

Videre ble det lagt vekt på at arbeidstakeren hadde erkjent å ha mottatt oppsigelsen og at arbeidsgiver hadde en legitim interesse i å benytte e-post da den ansatte oppholdt seg i utlandet.

Retten presiserte videre at det er arbeidsgiver som har bevisbyrden for at oppsigelsen har kommet frem ved bruk av alternativ meddelelsesmetode. Lagmannsretten bemerket videre at det ikke er domstolens oppgave å ta stilling til om man på et generelt grunnlag kan nøye seg med å sende en oppsigelse ved e-post, og en slik endring må derfor utføres av lovgiver. Inntil videre må derfor dommen kun tas til inntekt for at oppsigelser kan meddeles per e-post i spesielle tilfeller, og som arbeidsgiver bør man - hvis det er mulig - fortsette å følge fremgangsmåten arbeidsmiljøloven legger opp til.

I lys av Koronapandemien kan arbeidsgiver ha legitimt behov for mer fleksible løsninger for meddelelse av oppsigelser. I en tid hvor personlig kontakt skal begrenses, vil lovens utgangspunkt som forutsetter personlig overlevering eller oppmøte på et postutleveringssted fremstå som utfordrende og lite hensiktsmessig. Dersom arbeidsgiver velger å sende oppsigelser per e-post bør man videre sørge for at saksbehandlingen er forsvarlig, og om mulig få de ansatte til å bekrefte at oppsigelsene har blitt mottatt.

Les våre siste artikler om arbeidsrett

  • Arbeidsrett

    2022

    Lovendringer arbeidsgivere bør være oppmerksomme på fra i dag

    Innstramning i adgangen til midlertidige ansettelser, endringer i pensjonsregelverket, nye regler for hjemmekontor, kollektivsøksmålsrett og åpenhetsloven er noen av stikkordene for de lovendringene som trer i kraft i dag, 1. juli 2022.

  • Arbeidsrett

    2022

    Lovforslag om skjerping av innleiereglene og styrking av retten til heltid

    Fredag 17. juni la Regjeringen fram to lovforslag om henholdsvis innstramming av reglene om innleie og styrking av ansattes rett til heltidsstilling. Lovforslagene følger opp Hurdalsplattformen hvor Regjeringen varslet at de ville begrense bemanningsbransjen omfang og rolle og sikre at hele og faste stillinger er hovedregelen i norsk arbeidsliv.

  • Arbeidsrett

    2022

    Arbeidstakers rett til bonus ved foreldrepermisjoner

    Arbeidsgiver ønsker ofte å skape gode incentiv- eller bonusordninger for sine ansatte som belønner god innsats og virksomhetens gode resultater. Enkelte slike ordninger inneholder imidlertid bestemmelser eller vilkår som kan være i strid med diskrimineringsvernet i forbindelse med de ansattes fravær.