Praktisk håndtering av varslingsaker

Arbeidsgivere kan fra tid til annen motta varsler om kritikkverdige forhold i virksomheten. Håndteringen av slike varsler kan være krevende og ubehagelig for både arbeidstaker og arbeidsgiver. Godt etablerte varslingsrutiner, som de fleste virksomheter er forpliktet til å ha etablert, vil kunne bidra til at alle de involverte partene føler seg rettferdig behandlet. Nedenfor gir vi våre tips til hvordan arbeidsgiver bør opptre ved mottak og håndtering av et varsel fra arbeidstaker.

Arbeidsmiljøloven kapittel 2 A oppstiller rammene varsling i arbeidsforhold. Hvordan virksomheten skal håndtere et varsel, skal fremgå av virksomhetens lovpålagte rutiner for intern varsling som skal være lett tilgjengelig for alle ansatte. Arbeidsmiljøloven har nærmere bestemmelser om hvilke forhold som skal reguleres i slike retningslinjer.

Dersom en arbeidsgiver mottar et varsel, følger arbeidsgivers aktivitetsplikt av § 2 A-3. Arbeidsgiver er i den forbindelse forpliktet til å "sørge for at varselet innen rimelig tid blir tilstrekkelig undersøkt". Dette reiser spørsmål om hva som utgjør "rimelig tid" og hva som kreves for at varselet er undersøkt "tilstrekkelig".

Det følger av forarbeidene at hva som utgjør "rimelig tid" må vurderes konkret ut i fra varselets alvorlighetsgrad, hvor viktig det er med en rask avklaring og hvor lang tid det praktisk vil ta å undersøke forholdet. Hva som vil være "tilstrekkelige" undersøkelser må også vurderes konkret. Den generelle føringen er at undersøkelsene skal stå i samsvar med hva varselet "saklig sett gir grunnlag for". Et åpenbart grunnløst varsel vil derfor kunne behandles uten særlig grundige undersøkelser.

Utover dette gir ikke lovteksten eller forarbeidene noen konkrete føringer for hvilke tiltak arbeidsgiver skal eller bør iverksette ved mottak varsler. Dette gjør at regelverket kan være vanskelig å praktiskere korrekt for arbeidsgiver. Vår erfaring er imidlertid at en varslingsprosess håndteres best dersom arbeidsgiver forholder seg til følgende seks steg:

Steg 1: Mottak av varsel

Ved mottak av et varsel er det viktig at både tid, sted og varslingsmetode dokumenteres. Varsleren må også gis tilbakemelding om at varselet er mottatt. Eventuelle muntlige samtaler bør loggføres skriftlig, og varsleren må i så fall informeres om dette. Mottakere av varslet må vurdere egen habilitet, og eventuelt henvise varsleren til en annen ved behov. Arbeidsgiver bør også på et tidlig stadium vurdere om det skal innhentes ekstern bistand, eller om arbeidsgiver selv er habil og har tilstrekkelig kapasitet og kompetanse til å håndtere varselet.

Arbeidstaker har rett til å varsle anonymt, og arbeidsgiver har plikt til å undersøke også anonyme varsler. Enkelte anonyme varsler inneholder imidlertid lite informasjon og kan begrense arbeidsgiverens reelle mulighet til å følge opp varselet på en god måte. Håndteringen av anonyme varsler må derfor vurderes kontret, men bør også være omhandlet i virksomhetens varslingsrutiner.  

Steg 2: Konkretisering av varsel

Etter mottak av varselet må det normalt gjennomføres en samtale med varsleren. Normalt bør varsler gis anledning til å ha med bisitter/rådgiver dersom han/hun ønsker det. Her må det nærmere innholdet i varselet kartlegges og eventuell dokumentasjon etterspørres. På bakgrunn av denne samtalen må arbeidsgiver vurdere om det foreligger en varslingssak som utløser aktivitetsplikten etter arbeidsmiljøloven, eller om arbeidstaker kun gir uttrykk for faglig/profesjonell uenighet eller misnøye knyttet til eget arbeidsforhold som i utgangspunktet ikke omfattes av varslingsregelverket. Dersom det foreligger en varslingssak, må varsleren informeres om saksgangen videre. Samtalen bør sammenfattes i et skriftlig referat.

Steg 3: Informasjon til den varselet omhandler og kontradiksjon

Det neste steget i prosessen er å informere den (eller de) varselet omhandler. For å sikre kontradiksjon bør den omvarslede normalt få varselet til gjennomlesning. I denne fasen må hensynet til varslerens konfidensialitet og den varselet omhandler sin rett til kontradiksjon balanseres. Det klare utgangspunktet er at varsleren har krav konfidensialitet dersom han/hun ber om det, men for å sikre en fullgod kontradiksjon kan det i visse tilfeller være nødvendig å opplyse om hvem som er varsleren. Denne balansen kan være utfordrende, og juridisk bistand bør søkes dersom man står overfor et grensetilfelle. Også denne samtalen bør sammenfattes i et skriftlig referat.

Steg 4: Undersøkelser

Med mindre de omvarslede forhold er tilstrekkelig klarlagt gjennom de ovennevnte samtaler, kan det være nødvendig å iverksette nærmere undersøkelser. Det er viktig at alle undersøkelser dokumenteres skriftlig, slik at prosessen blir mest mulig pålitelig og etterprøvbar. Aktuelle undersøkelsesmetoder vil for eksempel være samtaler med vitner, innhenting av skriftlig dokumentasjon eller nye samtaler med varsler og omvarslede.

Steg 5: Vurdering, konklusjon og tiltak

På bakgrunn av undersøkelsene, må det foretas en vurdering av varselets innhold. Er det sannsynlighetsovervekt for at det foreligger lovbrudd, brudd på retningslinjer eller andre allmenne etiske normer? Hvis så er tilfellet må det, basert på faktum og de juridiske vurderingene, avgjøres hvilke tiltak som er aktuelle. Aktuelle tiltak kan variere fra politianmeldelse, bruk av styringsretten, personlig tilrettelegging, arbeidsrettslige reaksjoner som advarsel, oppsigelse eller avskjed,  eller ingen tiltak overhodet. Hvilke tiltak som treffes, og på hvilket grunnlag, bør dokumenteres skriftlig.

Steg 6: Tilbakemelding til berørte parter

Uavhengig av konklusjonen på varslingsprosessen, bør varsler og omvarslede informeres om utfallet av saken og hvilke tiltak som iverksettes. Formen for tilbakemelding bør vurderes nærmere, herunder om varsler og omvarslede skal få innsyn i hele eller deler av en eventuell rapport. Varsler har normalt ikke rett til innsyn i nøyaktig hvilke reaksjon arbeidsgiver velger å benytte overfor den omvarslede. I praksis kan det derfor være hensiktsmessig å kun bekrefte at saken følges opp som en personalsak med vedkommende.

I ettertid av prosessen bør arbeidsgiver følge opp de involverte for å minske negative konsekvenser for individene og for organisasjonen. Arbeidsgiver bør videre vurdere hvordan saken har blitt håndtert og om det finnes lærdom som kan brukes til å forbedre virksomhetens varslingsrutiner.

Les våre siste artikler om arbeidsrett

  • Arbeidsrett

    2022

    Varslingsrutiner på arbeidsplassen

    I forrige ukes arbeidsrettstips skrev vi om den praktiske håndteringen av varslingsaker på arbeidsplassen. Denne uken går vi nærmere inn på hvilke krav som stilles til interne rutiner for varsling i virksomheter.

  • Arbeidsrett

    2022

    Praktisk håndtering av varslingsaker

    Arbeidsgivere kan fra tid til annen motta varsler om kritikkverdige forhold i virksomheten. Håndteringen av slike varsler kan være krevende og ubehagelig for både arbeidstaker og arbeidsgiver. Godt etablerte varslingsrutiner, som de fleste virksomheter er forpliktet til å ha etablert, vil kunne bidra til at alle de involverte partene føler seg rettferdig behandlet. Nedenfor gir vi våre tips til hvordan arbeidsgiver bør opptre ved mottak og håndtering av et varsel fra arbeidstaker.

  • Arbeidsrett

    2022

    Arbeidsgivers plikt til å forsikre ansatte – Obligatorisk yrkesskadeforsikring

    Alle arbeidsgivere er forpliktet til å tegne yrkesskadeforsikring for sine ansatte. Dette gjelder også aksjeselskaper hvor eier er eneste ansatte. For enkeltpersonforetak gjelder det imidlertid egne regler som er viktige å kjenne til. I ukens arbeidsrettstips ser vi derfor nærmere på arbeidsgivers plikter knyttet til yrkesskadeforsikringer.