Redegjørelsesplikten

Etter likestillings- og diskrimineringsloven har alle arbeidsgivere uavhengig av størrelse en plikt til å aktivt fremme likestilling i virksomheten. For alle offentlige virksomheter og private virksomheter med mer enn 50 ansatte, gjelder også en konkretisert plikt til å redegjøre offentlig for sitt aktive likestillingsarbeid. Plikten gjelder også private virksomheter som jevnlig har mellom 20 og 50 ansatte, når en av arbeidslivets parter i virksomheten krever det.

Både aktivitets- og redegjørelsesplikten ble forsterket fra 1. januar 2020. De nye reglene gjelder første gang for året 2020, og innebærer at det skal rapporteres om dette arbeidet på årlig basis i årsrapporter eller annet offentlig dokument publisert fra og med 2021.

Virksomhetene som omfattes av redegjørelsesplikten må følge en metodisk fremgangsmåte for å kartlegge hvordan det står til med likestillingen i virksomheten. Eventuelle risikoer og utfordringer for likestilling må avdekkes. Deretter må virksomheten analysere årsakene til de identifiserte risikoene og igangsette egnede tiltak.

Resultatet av dette likestillingsarbeidet skal redegjøres for på årlig basis. Redegjørelsen består av to hoveddeler. For det første må virksomheten rapportere om den faktiske tilstanden når det gjelder kjønnslikestilling. For det andre må virksomheten gjøre rede for hva som er gjort for å oppfylle aktivitetsplikten. Brudd på disse pliktene kan føre til reaksjoner fra Diskrimineringsnemda.

Betydningen av å overholde disse rapporteringspliktene er klare og det innebærer at mange virksomheter vil måtte nedlegge en del arbeid med dette.

Redegjørelsens del 1: Faktiske tilstand for kjønnslikestillingen

Virksomheten skal hvert år rapportere om kjønnsbalansen totalt i virksomheten. Kjønnsbalansen kan angis tallmessig eller i prosent. Videre skal virksomheten redegjøre for kjønnsfordeling knyttet til:

  • Ansatte som arbeider deltid
  • Ansatte som er midlertidig ansatt
  • Gjennomsnittlig uttak av foreldrepermisjon

I tillegg skal virksomheten annethvert år foreta en kartlegging av:

  • Resultat av lønnskartlegging fordelt på kjønn
  • Bruk av ufrivillig deltid fordelt på kjønn

I kartleggingsarbeidet er det flere ting å huske på som presiseres i forarbeidene til bestemmelsen, men blant annet skal kartleggingen være basert på sammenlignbare kvantitative data og omfatte alle ansatte. Alle lønnstall bør oppgis i enten timelønn, månedslønn eller årslønn - uavhengig av om deler av inntekten stammer fra overtidsgodtgjørelser, bonusordninger o.l. Et alternativ er også å oppgi kvinners andel av menns andel i prosent. Det skal videre dele inn i stillingskategorier for stillinger som er sammenlignbare.

Redegjørelsens del 2: Virksomhetens arbeid for å oppfylle aktivitetsplikten

Arbeidsgiver skal hvert år rapportere om hva som er gjort for å oppfylle aktivitetsplikten. Dette innebærer en redegjørelse for:

  • Hvordan man har gått frem for å kartlegge utfordringer for likestillingen i virksomheten
  • Hvilke diskrimineringsrisikoer som ble oppdaget under kartleggingsarbeidet
  • Mulige årsaker til diskrimineringsrisikoene
  • Hvilke tiltak som er satt til verks for å ivareta hensynet til likestilling, og hvilke tiltak virksomheten planlegger å iverksette
  • Hvordan de allerede igangsatte tiltakene har fungert

I denne delen av redegjørelsen bør det informeres om virksomhetens interne retningslinjer og prosedyrer for å fremme likestilling og for å forebygge diskriminering, seksuell trakassering og kjønnsbasert vold.

Det er verdt å merke seg at der redegjørelsens del 1 kun gjelder likestilling mellom kjønn, er kravet til redegjørelse for oppfyllelse av aktivitetsplikten knyttet til alle diskrimineringsgrunnlagene (etnisitet, religion, funksjonsevne osv eller en kombinasjon av disse grunnlagene).

3 Praktisk informasjon

Styret i virksomheten har det overordnede ansvaret for at aktivitets- og redegjørelsesplikten overholdes. Arbeidet skal skje fortløpende og i samarbeid med ansattes representanter.

Redegjørelsen skal fremgå av årsrapporten eller annen offentlig tilgjengelig informasjon. Dersom redegjørelsen ikke er en del av årsrapporten, skal årsrapporten opplyse om hvor informasjonen finnes tilgjengelig. Virksomhetens ansatte har rett til innsyn i resultatene av lønnskartleggingen i den utstrekning det er nødvendig for å undersøke om det foreligger ulovlig forskjellsbehandling.

Fordi redegjørelsen skal gjøres offentlig tilgjengelig, skal den utformes slik at enkeltansattes personlige forhold ikke røpes. Virksomheten er i denne sammenheng underlagt personopplysningsloven, og resultatene av blant annet lønnskartleggingen må fremgå i anonymisert form. Er det færre enn 5 av hvert kjønn i en stillingskategori, skal resultatet av lønnskartleggingen ikke gjøres offentlig tilgjengelig. Videre er de ansattes innsynsrett betinget av at den som mottar lønnsopplysninger underskriver en taushetserklæring.

Dersom en virksomhet som er pålagt å redegjøre for likestillingsarbeidet ikke overholder denne plikten, kan Diskrimineringsnemnda kreve stansing, retting og treffe vedtak om tvangsmulkt.

For å unngå brudd på forpliktelsene er det viktig at arbeidsgivere jobber systematisk og konkret. Bufdir har utarbeidet veiledningsmateriell samt maler/kartleggingsverktøy som kan bidra i dette arbeidet.

Det konkrete arbeidet bør også kvalitetssikres juridisk opp mot gjeldende regelverk.

Les våre siste artikler om arbeidsrett

  • Arbeidsrett

    2021

    Tilbakebetalingskrav i arbeidslivet

    I et arbeidsforhold kan det oppstå ulike situasjoner som gjør at spørsmål om tilbakebetaling oppstår, eksempelvis der arbeidsgiver feilaktig har utbetalt en for høy sum til arbeidstaker. Dette kan være tilfellet for lønn, eller for andre summer arbeidstaker skal få utbetalt, som kost- eller reisegodtgjørelse, refusjoner for utlegg mv. Hvilke regler gjør seg gjeldende når slike uriktige utbetalinger er foretatt? Kan arbeidsgiver kreve at en arbeidstaker tilbakefører den delen av beløpet som skyldes en feil, eller kan arbeidsgiver selv trekke den ansatte i kommende lønnsutbetalinger?

  • Arbeidsrett

    2021

    Arbeidstakers informasjons- og opplysningsplikt

    I arbeidsforhold gjelder en ulovfestet lojalitetsplikt mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. Denne lojalitetsplikten innebærer blant annet at arbeidstaker kan ha opplysnings- og informasjonsplikt overfor arbeidsgiver om forhold av betydning for arbeidsforholdet.

  • Arbeidsrett

    2021

    Ny høyesterettsdom om arbeidssøkers opplysningsplikt

    En arbeidssøker har i utgangspunktet ingen lovfestet opplysningsplikt overfor potensiell arbeidsgiver. Innenfor enkelte områder er det imidlertid lovfestet begrensninger for hva arbeidsgiver kan innhente opplysninger om, og praktiske eksempler på dette er spørsmål om graviditet og livssyn, som vil være forbudt etter likestillings- og diskrimineringsloven § 30. Utover dette er det liten veiledning i regelverket tilknyttet hva en arbeidssøker har plikt til å opplyse om, og reglene for dette er derfor langt på vei etablert i praksis.