Varslingsrutiner på arbeidsplassen

I forrige ukes arbeidsrettstips skrev vi om den praktiske håndteringen av varslingsaker på arbeidsplassen. Denne uken går vi nærmere inn på hvilke krav som stilles til interne rutiner for varsling i virksomheter.

Hvilke virksomheter må ha varslingsrutiner? Det følger av arbeidsmiljøloven § 2 A-6 at arbeidsplasser med fem eller flere arbeidstakere som utgangspunkt er forpliktet til å ha interne rutiner for varsling.

Både deltidsansatte og midlertidige ansatte skal telle med når man ser på hvor mange ansatte en aktuell virksomhet har. Dersom det er færre enn fem ansatte kan det også oppstilles krav til varslingsrutiner hvis "forholdene i virksomheten tilsier det". I praksis betyr dette at arbeidsgiver må vurdere konkret hvilke risikofaktorer som er til stede på arbeidsplassen. Hvis man for eksempel operer innenfor en bransje hvor det er stor risiko for korrupsjon, vil dette kunne tale for at det etableres varslingsrutiner, også der det kun er et par ansatte i virksomheten.

Fremgangsmåte og innhold

Varslingsrutiner skal utarbeides i samarbeid med arbeidstakerne og arbeidstakernes tillitsvalgte, som en del av HMS-arbeidet i virksomheten. Det kreves at varslingsrutinene er skriftlige, og videre oppstiller arbeidsmiljøloven i § 2 A-6(4) tre minimumskrav for innholdet i disse.

For det første skal rutinene inneholde en oppfordring til å varsle om kritikkverdige forhold. Det vil kunne foreligge kritikkverdige forhold dersom det begås brudd på regler nedfelt i lov eller forskrift, interne retningslinjer eller generelle brudd på etiske normer som må anses å være allment kjent i samfunnet. Konkrete eksempler på kritikkverdige forhold kan dermed være trakassering, diskriminering, korrupsjon, et uforsvarlig arbeidsmiljø, eller fare for liv og helse. For noen av disse tilfellene vil ikke arbeidstaker bare ha rett til å varsle, men også en plikt. Plikt til å varsle vil for eksempel foreligge ved feil eller mangler som kan medføre fare for liv eller helse. Eksempler på hva som er å anse som kritikkverdige forhold i lovens forstand kan gjerne inntas i de interne varslingsrutinene, for å gi arbeidstakere et innblikk i ulike typesituasjoner hvor varsling vil kunne være aktuelt.

For det andre kreves det at rutinene beskriver fremgangsmåten for varsling. Sentralt i denne sammenheng er at det fremgår av rutinene hvem det skal varsles til. Dette kan for eksempel være en tillitsvalgt, en i ledelsen eller HR-avdelingen, eller en ekstern varslingskanal. Dersom en i ledelsen er mottaker for varsler, bør det også angis en annen person/kanal man kan varsle gjennom dersom varselet knytter seg til ledelsen. Arbeidstaker har også rett til å varsle anonymt, og rutinene for fremgangsmåte må derfor ta høyde for dette.

Til sist krever loven at varslingsrutinene inneholder informasjon om fremgangsmåten for arbeidsgivers saksbehandling ved mottak av varsler, samt den videre behandlingen og oppfølgingen av dette. Loven går ikke i detalj på hvilke rutiner arbeidsgiver bør ha for dette, men det er verdt å merke seg at arbeidsgiver vil være forpliktet til å sørge for at varsler blir tilstrekkelig undersøkt innen rimelig tid, jf. arbeidsmiljøloven § 2 A-(1). Det vil være naturlig å ha rutiner for å bekrefte mottak av varsel og dokumentere tidspunktet for dette, og den videre håndteringen av varslingssaken bør sikre å ivareta alle involverte parter på en best mulig måte. Den praktiske håndteringen av innkomne varsler skrev vi mer utfyllende om i forrige ukes tips.

Tilgjengelige rutiner

Loven krever at varslingsrutiner er lett tilgjengelige for de ansatte. Dette kan oppnås for eksempel ved at disse inntas i personalreglementet, publiseres på virksomhetens interne nettsider, eller henges opp på arbeidsplassen. Der man har ansatte som snakker ulike språk bør rutinene også være oversatt til språk man vet de aktuelle ansatte behersker, for å sikre at også disse har tilgang på rutinene.

Les våre siste artikler om arbeidsrett

  • Arbeidsrett

    2022

    Lovendringer arbeidsgivere bør være oppmerksomme på fra i dag

    Innstramning i adgangen til midlertidige ansettelser, endringer i pensjonsregelverket, nye regler for hjemmekontor, kollektivsøksmålsrett og åpenhetsloven er noen av stikkordene for de lovendringene som trer i kraft i dag, 1. juli 2022.

  • Arbeidsrett

    2022

    Lovforslag om skjerping av innleiereglene og styrking av retten til heltid

    Fredag 17. juni la Regjeringen fram to lovforslag om henholdsvis innstramming av reglene om innleie og styrking av ansattes rett til heltidsstilling. Lovforslagene følger opp Hurdalsplattformen hvor Regjeringen varslet at de ville begrense bemanningsbransjen omfang og rolle og sikre at hele og faste stillinger er hovedregelen i norsk arbeidsliv.

  • Arbeidsrett

    2022

    Arbeidstakers rett til bonus ved foreldrepermisjoner

    Arbeidsgiver ønsker ofte å skape gode incentiv- eller bonusordninger for sine ansatte som belønner god innsats og virksomhetens gode resultater. Enkelte slike ordninger inneholder imidlertid bestemmelser eller vilkår som kan være i strid med diskrimineringsvernet i forbindelse med de ansattes fravær.