Ny digital onboardingsløsning for kunder

Wikborg Rein og PSA Consulting lanserer nå en digital løsning for onboarding av kunder tilpasset advokatbransjen. Hvitvaskingsloven og økt personvern- og datasikkerhetsfokus pålegger advokatfirmaer å utarbeide kontrollrutiner knyttet til hvitvasking, og at det kan dokumenteres at både rutiner og lovkrav er fulgt ved et tilsyn.

Dette har medført stort internt tidsforbruk og arbeidsprosesser som inkluderer manuelle operasjoner i ulike systemer, utført av ulike personer med stor fare for små og store brudd på rutiner og retningslinjer.

For å kunne registrere nye kunder og saker i en mer helhetlig og automatisert prosess har Wikborg Rein inngått et samarbeid med programvare- og rådgivningsselskapet PSA Consulting. Samarbeidet har resultert i en ny digital løsning hvor hele onboardingsprosessen er modellert i brukervennlige arbeidsflater som automatisk slår opp i ulike offentlige registre og informasjonsdatabaser, autentiserer kundene via BankID og lagrer (og sletter) alle data i henhold til gjeldende GDPR lovgivning.

Forbedrer kvalitet

Når kunden selv også involveres i prosessen, ved å bekrefte eller oppdatere registrerte data, og alle øvrige administrative systemer som økonomi-, CRM- og saks- og dokumentstyringssystemer oppdateres løpende, oppnås det raskt store besparelser og økt kvalitet i prosessene. Aktiviteter og godkjennelser loggføres underveis, slik at man kan dokumentere alle hendelser i prosessen for tilsyn – og for intern kvalitetskontroll.

Sikrer etterlevelse av regelverk

Systemet er bygget slik at advokaten selv kategoriserer hva slags oppdrag det gjelder. Systemet har en innebygget risikomatrise som trigger videre prosess i henhold til hvitvaskingslovens krav til tiltak ved inntak av nye kunder og ved opprettelse av nye saker for eksisterende kunder. For sakstyper som faller utenfor kravene i loven, vil systemet gi arbeidsflytstøtte slik at advokatfirmaets egne rutiner for hvilken informasjon som skal innhentes om kunder oppfylles og nye saker og kunder automatisk opprettes i de underliggende systemene.

Digitalt og kundevennlig brukergrensesnitt

Wikborg Rein har med sin ekspertkompetanse på hvitvaskingsloven og konsulenter fra PSA Consulting utviklet løsningen.

– Løsningen erstatter en lang rekke manuelle prosesser og tekniske løsninger som ikke tidligere var integrerte med hverandre. Nå kan brukerne via et intuitivt, tilpasset webgrensesnitt registrere nye kunder og saker, sørge for at nødvendig informasjon innhentes og verifiseres fra kunder og datakilder i tråd med gjeldende regelverk. I tillegg sørger løsningen enkelt for nødvendige godkjenninger internt – samtidig som alt dokumenteres automatisk, forklarer Jill Françoise Nordby leder for Case Control i Wikborg Rein.

– Det har vært en veldig spennende prosess å få være med å utvikle løsningen som vi tror kommer til å spare norske advokatselskaper mye tid og penger. Løsningen vil gjøre det enkelt å følge lover og regler og arbeide i tråd med Advokatforeningen og Tilsynsrådets veiledning til kundetiltak etter hvitvaskingsregelverket, uttaler Martin Flatsetø, Managing Partner i PSA Consulting. 

Fra venstre: Martin Flatsetø (adm.dir, PSA), Petter Kristiansen (konsulent, PSA), Jill F. Nordby (leder case control, Wikborg Rein), Tone Indrebø Næs (leder marked, Wikborg Rein), Jan Backer (partner og hvitvaskingsansvarlig, Wikborg Rein) 

Les mer om innovasjon og digitalisering i Wikborg Rein.

Relevante artikler

  • Innovasjon og digitalisering

    2019

    Vi lanserer digital klientportal

    Nå kan klientene få full oversikt over klientforholdet og dele viktig saksinformasjon i sanntid med advokatene. I tillegg er det mulig å få tilgang på spesialistverktøy som advokatene bruker. Trygt og effektivt i én portal.

  • Shipping Offshore

    2019

    Skipsbyggingsportal - digitale byggekontrakter

    Wikborg Rein lanserer en ny digital tjeneste som retter seg mot shipping-industrien. Skipsbyggingsportalen gir enkel tilgang til praktisk informasjon om skipsbyggingskontrakter og gjør det enklere å opprette byggekontrakter. Portalen er en nettbasert og brukervennlig løsning for opprettelsen av standard byggekontrakt «Skip 2000».