Vår personvern- og cookie-erklæring

1 Generelt

1.1 Wikborg Reins behandlingsansvar

Wikborg Rein Advokatfirma AS er opptatt av å håndtere dine personopplysninger på en trygg og sikker måte, og i tråd med forordning (EU) 2016/679 ("GDPR"). Personopplysninger er alle opplysninger som kan knyttes til enkeltpersoner.

Vi er behandlingsansvarlige for personopplysninger vi behandler om klienter, kontaktpersoner hos klienter og andre parter, kontaktpersoner hos samarbeidspartnere og leverandører, deltakere på arrangementer, mottakere av nyhetsbrev, brukere av wr.no og tjenester, jobbsøkere og besøkende på våre sider på sosiale medier (samlet sett de "registrerte").

1.2 Dine rettigheter som registrert

Som registrert har du, med visse forbehold, rett til:

• Å få Wikborg Reins bekreftelse på om personopplysninger om deg behandles, og, dersom det er tilfellet, innsyn i personopplysningene og informasjon om behandlingen.
• Å få eventuelle uriktige personopplysninger om deg selv korrigert uten ugrunnet opphold, og å få ufullstendige personopplysninger komplettert.
• Å få personopplysninger om deg selv slettet.
• Å kreve at Wikborg Rein begrenser behandlingen.
• Å motta personopplysninger om deg selv som du har gitt oss og å overføre disse til en annen behandlingsansvarlig uten at Wikborg Rein hindrer dette.
• Å protestere mot behandlingen av personopplysninger om deg selv.
• Å trekke tilbake samtykke du har gitt oss for behandlingen av dine personopplysninger.

Som advokatfirma er vi imidlertid underlagt strenge lovkrav, herunder taushetsplikt og arkiveringsplikt, som kan og vil begrense dine ovennevnte rettigheter som registrert.

For å utøve dine rettigheter kan du kontakte oss, se punkt 1.4. Du har også rett til å klage på behandlingen til relevante tilsynsmyndigheter, som i Norge er Datatilsynet. Datatilsynet kan kontaktes på tlf. +47 22 39 69 00 og på e-postadressen postkasse@datatilsynet.no.

1.3 Endringer av personvernerklæringen

Vi kan komme til å oppdatere denne personvernerklæringen på grunn av lovendringer eller endringer i vår praksis, eller når det er nødvendig av andre grunner. Du bør derfor gjøre deg kjent med innholdet i personvernerklæringen med jevne mellomrom.

1.4 Kontakt oss

Dersom du har spørsmål om hvordan vi behandler dine personopplysninger, ønsker å utøve dine rettigheter nevnt ovenfor i punkt 1.2 eller har andre henvendelser, er du velkommen til å kontakte oss på marketing@wr.no.

2 Når behandler vi dine personopplysninger?

2.1 Advokatoppdrag og juridiske tjenester

2.2.1 Vår behandling av personopplysninger

Når Wikborg Rein utfører advokatoppdrag og leverer juridiske tjenester er vi behandlingsansvarlige for alle personopplysninger vi behandler i denne forbindelse. De registrerte er klienter og deres kontaktpersoner, parter og andre tredjeparter som blir omtalt i saksdokumenter. Om disse samler vi typisk inn følgende kategorier personopplysninger:

• Kontaktopplysninger som navn, adresse, stillingstittel og annen kontaktinformasjon.
• Identifikasjons- og legitimasjonsdokumenter.
• Fakturerings- og betalingsinformasjon.
• Saksopplysninger, ulike opplysninger om enkeltpersoner med tilknytning til saken, derunder motparter.

I enkelte advokatoppdrag behandler vi særlige kategorier personopplysninger (for eksempel i forsikringssaker og i arbeidsrettssaker) og opplysninger om straffedommer og lovovertredelser (for eksempel i saker om økonomisk kriminalitet).

2.1.2 Formålet med og grunnlaget for behandlingen

Wikborg Rein behandler personopplysninger til følgende formål med følgende grunnlag:

• Uavhengighets- og kundekontroll ved etablering av klientforhold. Ved etablering av klientforholdet undersøker vi om oppdraget innebærer en interessekonflikt for Wikborg Rein. I tillegg foretar vi kundekontroller etter hvitvaskingsregelverket, som innebærer at vi innhenter identifikasjonsdokumenter om klienten eller klientens reelle rettighetshaver. Overfor privatklienter behandler vi blant annet fødselsnummer og adresse i forbindelse med kundekontrollen. Grunnlaget for denne behandlingen er at vi er rettslig forpliktet til å foreta disse undersøkelsene.
• Administrering av klientforholdet. Når vi påtar oss et advokatoppdrag registrerer vi kontaktinformasjonen til klienten, som regel opplysninger om klientens kontaktperson. Grunnlaget for dette er vår berettigede interesse i å kunne kommunisere med klienten. Når klienten er en privatperson, er behandlingen nødvendig for å oppfylle avtalen.
• Utføringen av advokatoppdraget. I forbindelse med utføringen av advokatoppdraget behandler vi typisk personopplysninger om klienten eller klientens motpart, motpartens advokater og andre enkeltpersoner med tilknytning til saken, for eksempel opplysninger som fremgår i saksdokumentene. For opplysninger om privatklienter er grunnlaget for behandlingen at det er nødvendig for å oppfylle avtale. For øvrig har vi en berettiget interesse i å behandle opplysninger om andre personer fordi det er nødvendig for å utføre advokatoppdraget. I den utstrekning advokatoppdraget innebærer behandling av særlige kategorier personopplysninger og opplysninger om straffedommer og lovovertredelser, er behandlingsgrunnlaget vårt at behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav eller at opplysningene er offentliggjort av den registrerte. Dersom disse grunnlagene ikke strekker til, innhenter vi samtykke fra den registrerte.
• Fakturering. Vi behandler kontaktopplysninger om virksomhetsklienter og private klienter for å kunne sende faktura for utført arbeid. Grunnlaget for dette er at det for private klienter er nødvendig for å oppfylle avtalen, og for virksomhetsklienter har vi en berettiget interesse i å kunne sende faktura til virksomhetens kontaktperson.
• Kunnskapsforvaltning. Vi kan bruke avidentifiserte dokumenter fra tidligere saker til å utarbeide maler og annen standarddokumentasjon til intern bruk. Grunnlaget for dette er våre berettigede interesser i å sikre faglig kvalitet på våre tjenester og råd, muligheten for kompetanseutvikling og kostnadseffektiv advokatrådgivning.

2.1.3 Deling av personopplysninger med tredjeparter og overføring av personopplysninger

Advokater har taushetsplikt om alle opplysninger de får tilgang til i forbindelse med advokatvirksomhet, og alle ansatte i Wikborg Rein er underlagt taushetsplikt. Innenfor rammene av taushetsplikten deler vi opplysninger når det er nødvendig for å oppfylle lovbestemte krav eller for driften av advokatvirksomheten til blant annet følgende aktører:

• Motparter, vitner, andre involverte parter, domstoler eller offentlige organer, for eksempel tilsynsmyndigheter, blant annet gjennom Aktørportalen.
• Våre leverandører av IT-tjenester og administrative tjenester, for eksempel systemer for samhandling, saksbehandling, dokumentbehandling, KYC/Client onboarding, ERP/timeføring og IT-infrastruktur og drift. Vi inngår alltid nødvendige databehandleravtaler med leverandører når disse behandler personopplysninger på vegne av Wikborg Rein.

Dersom forholdene i saken tilsier det, vil vi kunne overføre dine personopplysninger til land utenfor EU/EØS, for eksempel til våre kontorer i Shanghai og Singapore. For ordens skyld opplyses det om at vi har separate systemer i de ulike landene, og dokumentasjon fra en sak i Norge vil dermed ikke gis tilgang til utenfor EU/EØS med mindre forholdene i saken tilsier det. Der delingen av personopplysninger med tredjeparter innebærer overføring av personopplysninger, sikrer vi at personopplysningene blir underlagt et tilsvarende beskyttelsesnivå som innenfor EU/EØS, blant annet ved å inngå avtaler basert på EU-kommisjonens standard personvernbestemmelser og å implementere relevante supplerende tiltak.

2.1.4 Oppbevaring og sletting

Vi arkiverer sakens dokumenter etter at vi har utført advokatoppdraget. Grunnlaget for dette er at vi har en rettslig forpliktelse til det, i tillegg til at vi har en berettiget interesse i å imøtese klientens behov eller i forbindelse med fremtidige rettssaker. Hvor lenge vi oppbevarer personopplysningene og dokumentene avhenger av hvilken type dokumenter det dreier seg om:

• Saksdokumenter. Vi oppbevarer fysiske og elektroniske dokumenter i anledning advokatoppdraget i minst 10 år og som hovedregel slettes alle saksdokumenter etter 20 år. I visse tilfeller kan vi oppbevare saksdokumentene lenger enn 20 år dersom en vurdering av dokumentene eller oppdragets art tilsier at det er behov for lenger oppbevaring, for eksempel ved langvarige avtaleforhold, testamenter og lignende. Etter 10 år er det bare daglig leder og ansvarlig partner på saken som har tilgang til sakens dokumenter.
• Faktureringsdokumentasjon og dokumentasjon knyttet til kundekontroll. Vi lagrer faktureringsinformasjon og personopplysninger knyttet til kundekontroll i henhold til lovbestemte krav i bokføringsloven § 13 (3,5 eller 5 år) og hvitvaskingsloven § 30 (5 år).

2.2 Markedsføring og arrangementer

2.2.1 Vår behandling av personopplysninger

Vi samler inn personopplysninger i forbindelse med markedsføring, kurs, seminarer, andre arrangementer og nyhetsbrev, samt annen informasjon om våre tjenester og aktiviteter, og for å besvare henvendelser. De registrerte er ansatte hos våre klienter, deltakere på arrangementer og andre som har meldt seg på nyhetsbrev eller henvender seg til oss. I denne forbindelse behandler vi personopplysninger som:

• Grunnleggende kontaktinformasjon som navn, e-postadresse og telefonnummer.
• Stillingstittel og arbeidssted, eventuelt studieår og studiested for studenter.
• Allergier og matpreferanser dersom vi serverer mat på våre arrangementer.
• Fagområder når det krysses av hvilke fagområder  det er ønskelig å motta nyhetsbrev om.
• Bilde av deltakere dersom vi tar bilder eller videoer på arrangementer o.l.
• Andre opplysninger vi mottar ved en henvendelse eller som er nødvendige for å følge opp henvendelser vi mottar.

2.2.2 Formålet med og grunnlaget for behandlingen

• Markedsføringshenvendelser, nyhetsbrev og invitasjoner til arrangementer. Vi sender informasjon til klienter og andre interessenter for å følge opp, informere om nyheter og våre tjenester, og invitere til arrangementer. Når vi sender informasjon til klienter som vi har et eksisterende kundeforhold med, er grunnlaget vår berettigede interesse i å følge opp kundeforholdet. I alle andre tilfeller innhenter vi ditt samtykke før vi sender deg markedsføringsrelatert informasjon. For mer informasjon om vårt nyhetsbrev, hvordan du melder deg på, melder deg av osv., se her (Engelsk). 
• Påmelding til arrangementer. I forbindelse med påmelding på våre arrangementer anser vi at vi har en berettiget interesse i å behandle personopplysninger for å kunne administrere og planlegge arrangementet.
• Offentliggjøring av bilder og videoer. I de tilfellene hvor vi tar bilder eller videoer på arrangementer i regi av Wikborg Rein, følger vi åndsverkloven § 104 om retten til eget bilde før vi eventuelt offentliggjør bilder. Vi vil derfor be om samtykke før vi publiserer et bilde der en person, og ikke selve arrangementet, er i hovedfokus. Dersom du har gitt samtykke og du ønsker å trekke tilbake ditt samtykke kan du kontakte oss via e-post.

2.2.3 Deling av personopplysninger
 

2.2.3.1 Deling av personopplysninger med medarrangører av arrangementer

Noen arrangementer (seminarer, forelesninger osv.) gjennomfører vi i samarbeid med medarrangører. I slike tilfeller kan vi dele kontaktinformasjonen din med medarrangører og disse kan komme til å sende deg nyhetsbrev og andre markedsføringshenvendelser på vegne av Wikborg Rein. Dersom du har gitt samtykke til å motta nyhetsbrev og andre markedsføringshenvendelser, vil samtykket også omfatte deling av informasjon med medarrangører.

2.2.3.2 Bruk av databehandlere

I enkelte tilfeller vil leverandører, for eksempel IT-leverandører, markedsføringsbedrifter, tilbydere av kundetilfredshetsundersøkelser, utstedere av nyhetsbrev, systemer for samhandling osv. behandle personopplysninger på våre vegne. Wikborg Rein inngår alltid nødvendige databehandleravtaler i disse tilfellene.

2.2.4 Oppbevaring og sletting

Vi sletter dine personopplysninger knyttet til markedsføring og arrangementer når de ikke lenger er nødvendige for formålet de ble innsamlet for. Personopplysninger vi behandler i forbindelse med eksisterende kundeforhold sletter vi når kundeforholdet opphører. Når vi har samlet inn opplysninger i forbindelse med arrangement/seminarer, sletter vi disse opplysningene så raskt som mulig etter arrangementet/seminaret. Personopplysninger vi behandler på grunnlag av ditt samtykke til å motta nyhetsbrev sletter vi når du trekker tilbake dette samtykket.

2.3 Sosiale medier

2.3.1 Vår behandling av personopplysninger

Wikborg Rein bruker Facebook og Instagram (Meta) og LinkedIn. Wikborg Rein og Meta er felles behandlingsansvarlige for følgende behandlingsaktiviteter på våre firmasider på Meta-plattformene: innsamling av personopplysninger om personer som besøker og interagerer med våre firmasider, behandling som gjøres for å generere aggregert statistikk for aktivitet på våre firmasider, samt som skjer for å fremme informasjon til brukerne av plattformene gjennom målrettet formidling. Tilsvarende er vi felles behandlingsansvarlige med LinkedIn. De registrerte er besøkende på firmasidene, uavhengig av om besøket skjer gjennom en innlogget brukerkonto eller uten innlogging.

Gjennom disse kanalene behandler vi typisk følgende personopplysninger:

• Navn, brukernavn og annen synlig informasjon om personer som besøker og interagerer med våre sider på sosiale medier.
• Informasjon vi får gjennom din samhandling med oss, herunder gjennom likerklikk, kommentarer og meldinger vi får tilsendt på de ulike plattformene.
• Annen tilgjengelig informasjon om brukeratferd, preferanser og lignende.

Vær oppmerksom på at Meta og LinkedIn i tillegg behandler dine personopplysninger for egne formål. Wikborg Rein er ikke ansvarlig for Meta og Linkedins behandling av personopplysninger for egne formål. Du kan begrense Meta og LinkedIns innsamling av personopplysninger ved å endre innstillingene i din brukerkonto på de respektive plattformene. Se Metas retningslinjer for personvern her, og LinkedIns retningslinjer her.

2.3.2 Formålet med og grunnlaget for behandlingen

Vi behandler personopplysninger knyttet til sosiale medier for å fremme informasjon til og for å kommunisere med brukere av våre sider på sosiale medier. Vårt behandlingsgrunnlag for dette er vår berettigede interesse i å bruke, styre og optimalisere våre sider på sosiale medier og i å utvikle og styrke vår merkevare og vår profil.

2.3.3 Oppbevaring og sletting

Vi sletter dine personopplysninger når de ikke lenger er nødvendige for formålet de ble innsamlet for. Du kan selv slette dine personopplysninger på våre sosiale medier eller ta kontakt med oss og formidle ditt ønske om å få opplysninger slettet.

2.4 Rekruttering

2.4.1 Vår behandling av personopplysninger

Vi behandler personopplysninger om jobbsøkere og andre potensielle kandidater, blant annet til stillinger som fast ansatte, traineer, masteroppgaveskrivende osv.

Følgende opplysninger behandles i rekruttering av fast ansatte, traineer, masteroppgaveskrivende og andre ansatte:

• Kontaktinformasjon som navn, e-postadresse, postadresse, telefonnummer, stillingstittel, arbeidsgiver, studiested og studieår dersom dette er relevant.
• Opplysninger om kvalifikasjoner og interesser som vitnemål/karakterutskrift, søknad, CV, kurs, referanser og informasjon du gir oss tilgang til i forbindelse med en søknadsprosess og intervju.

Vi behandler i tillegg følgende opplysninger i forbindelse med rekruttering og oppfølging av traineer:

• Vurderinger og evalueringer av søkeren som gjennomføres ved traineeopphold.

2.4.2 Formålet med og grunnlaget for behandlingen

Behandlingen av personopplysningene i rekrutteringsprosessen er nødvendige for å ansette den best kvalifiserte kandidaten. Grunnlaget for behandlingen er dels at behandlingen er nødvendig for å inngå en arbeidsavtale med deg, og dels vår berettigede interesse i å sikre oss at vi velger ut riktig kandidat.

2.4.3 Deling av personopplysninger med tredjeparter

I Wikborg Rein er det kun HR-avdelingen og andre involvert i rekrutteringsprosessen, det vil si rekrutterende partnere og medlemmer i traineekomitéen for traineer, som får tilgang til opplysninger om deg når du søker jobb hos oss. Våre leverandører av systemer for IT, HR og samhandling behandler personopplysningene på vegne av oss. Vi inngår alltid nødvendige databehandleravtaler med disse leverandørene.

2.4.4 Oppbevaring og sletting

Du kan selv når som helst slette dine personopplysninger i CVideo. Brukerprofilen din er du selv ansvarlig for å slette, men søknader slettes automatisk etter 2 år dersom de er lagt inn etter starten av 2022. 6 måneder etter innsendt søknad får du en påminnelse fra CVideo om at du har søknader i systemet, slik at du kan slette disse dersom du ønsker det.

Personopplysninger om traineer oppbevares i 3 år etter siste traineeopphold dersom den aktuelle kandidaten har samtykket til dette. Dette gjøres da det kan være relevant informasjon som er nødvendig for senere rekruttering av den aktuelle kandidaten. Evalueringer og andre undersøkelser av traineer lagres i Netigate og slettes automatisk etter 3 år.
 

2.5 Brukere av wr.no

2.5.1 Generelt om bruk av cookies på wr.no

Informasjonen i dette punktet er generell informasjon om cookies. Mer detaljert informasjon om vår bruk av cookies finner du i vårt cookie-banner. Cookie-banneret finner du nederst i venstre hjørne på våre nettsider, ved å klikke på det sorte cookie-symbolet med piler. I cookie-banneret vårt kan du enkelt endre og administrere dine cookiepreferanser, samt se en oversikt over og lese om hvilke cookies vi benytter oss av på wr.no.

Vi bruker cookies (informasjonskapsler) på våre nettsider. Cookies er små tekstfiler som plasseres og lagres på din datamaskin, nettbrett, mobiltelefon eller lignende når du åpner en nettside på internett. Bruk av cookies reguleres i ekomloven § 2-7b.

2.5.2 Behandlingsgrunnlag og formål

Noen cookies er nødvendige for at de ulike tjenestene på en nettside skal fungere. Vi innhenter ditt samtykke for bruk av cookies, og plasserer ikke andre enn strengt nødvendige cookies på din datamaskin med mindre du gir ditt samtykke til dette i vårt cookie-banner.

Vi bruker cookies for ulike formål:

• Strengt nødvendige cookies: dette er cookies vi må benytte for at de ulike tjenestene på nettsiden vår skal fungere. Dette er de eneste cookies vi benytter oss av som du ikke kan velge bort i vårt cookie-banner.
• Funksjonalitet: dette er cookies som hjelper oss å lagre opplysninger som endrer måten hjemmesiden ser ut eller oppfører seg på.
• Analyse og statistikk: dette er cookies som hjelper oss å forstå hvordan besøkende benytter våre nettsider.
• Markedsføring: dette er cookies som vi bruker til å spore din aktivitet på tvers av nettsider, for å kunne vise deg annonser som er relevante og interessante for deg.

Mer informasjon om formålet for hver enkelt cookie finner du under "detaljer" i vårt cookie-banner.

2.5.3 Oppbevaring og sletting

Informasjon om lagringstiden for hver enkelt cookie finner du under "detaljer" i vårt cookie-banner.

2.5.4 Har du spørsmål?

Hvis du har kommentarer eller spørsmål i forbindelse med vår bruk av cookies eller vår behandling av dine personopplysninger på wr.no, kan du kontakte oss ved å sende en e-post. Cookie-banneret oppdateres hver måned av Cookieinformation. Hvis du har spørsmål til cookie-banneret, kan du skrive til info@cookieinformation.com.