Honorarbudsjett i Norsk Standards rådgivningskontrakter

Felles for Norsk Standards kontrakter for rådgiveroppdrag (NS 8402), byggelederoppdrag (NS 8403) og uavhengig kontroll-oppdrag (NS 8404), er at kontraktene inneholder bestemmelser om honorarbudsjett, som er aktuelt der vederlaget skal fastsettes etter medgått tid.

Et honorarbudsjett skal utformes av partene i fellesskap, og gi et overslag over det antall timer som det forventes at rådgiveren vil bruke på oppdraget, samt vise forventede utgifter. NS-kontraktene angir ikke særlig detaljerte krav til innholdet i honorarbudsjettet, men det må kunne kreves at budsjettet spesifiserer ressursbruken til de ulike fagene/rollene som rådgiveren skal ha og budsjettet settes opp etter prosjektets ulike byggetrinn/faser. På denne måten sikres oppdragsgiveren et oversiktlig bilde over de antatte rådgiverkostnadene.

Et honorarbudsjett er ikke det samme som en fastpris-kontrakt, og budsjettet er ikke bindende for rådgiverens vederlagskrav. Eventuelle budsjettoverskridelser må imidlertid varsles for at rådgiveren skal kunne ha krav på vederlag utover honorarbudsjettet. Dette varslingskravet er kanskje den viktigste funksjonen ved bruk av honorarbudsjett etter NS-kontraktene.

I NS 8402 punkt 12.3 annet ledd heter det:

“Rådgiveren skal uten ugrunnet opphold varsle oppdragsgiveren hvis det er grunn til å anta at budsjettet vil bli overskredet. Oppdragsgiveren skal uten ugrunnet opphold ta stilling til varselet. Overskridelser som ikke er varslet oppdragsgiveren, gir ikke grunnlag for krav på økt honorar.”

Nesten identiske reguleringer av varslingsplikten følger av NS 8403 punkt 10.2.3 og NS 8404 punkt 12.3.

Det gjelder således en streng varslingsplikt for rådgiveren dersom det er grunn til å tro at honorarbudsjettet overskrides. Varslingsplikten gjelder før budsjettoverskridelsen er et faktum, og rådgiveren vil være underlagt en aktsomhetsplikt. At varselet må gis “uten ugrunnet opphold”, innebærer at rådgiveren har en helt begrenset betekningstid før varselet må fremsettes.

Årsakene til budsjettsprekk kan være mange – rådgiveren kan ha feilkalkulert ressursbruken, eller det kan ha skjedd endringer i prosjektet. Varslingsplikten vil som hovedregel gjelde uavhengig av årsak.

Konsekvensene av unnlatt eller for sent varsel om budsjettoverskridelse, er at rådgiveren mister retten til å kreve betaling utover det som fremgår av honorarbudsjettet, herunder en tilbakebetalingsplikt dersom oppdragsgiver har betalt fakturaer utover budsjettrammen.

Ved mottak av varsel om budsjettoverskridelse, plikter oppdragsgiveren å “ta stilling” til varselet. Oppdragsgiver må klargjøre hvorvidt rådgiveren skal fortsette arbeidet, eller om det skal iverksettes kostnadsreduserende tiltak. Oppdragsgiver må svare raskt, ettersom rådgiveren er berettiget til å stanse arbeidet i påvente av en avklaring av hvordan den forventede budsjettoverskridelsen skal håndteres.

Dersom oppdragsgiveren bestemmer at rådgiveren skal arbeide utover honorarbudsjettet, bør det utarbeides reviderte honorarbudsjett for den resterende kontraktsperioden.

Det er ikke sjeldent at partene i prosjektet har latt være å utarbeide et honorarbudsjett ved oppstart. Dette er til oppdragsgivers ugunst, som har gått glipp av et effektivt kontroll- og sanksjonsmiddel overfor rådgiveren. Det er imidlertid ingenting i veien for at oppdragsgiver krever at det utarbeides et honorarbudsjett for den resterende kontraktsperioden.