WR Kapitalforvaltning: Etablering av fond – sentral dokumentasjon

Nedenfor ser vi nærmere på de mest sentrale dokumentene som typisk utarbeides i forbindelse med etableringen av et norsk alternativt investeringsfond (AIF). Listen er ikke uttømmende.

Selskapsdokumentasjon 

• Vedtekter: Fond etablert som et aksjeselskap må ha vedtekter. Innholdet og omfanget varierer fra fond til fond – fra vedtekter som kun oppfyller aksjelovens minstekrav, til vedtekter som regulerer fondets vilkår i detalj (som erstatning for en separat fondsavtale). 
  Det vi vanligvis ser er at vedtektene reflekterer fondsavtaleverket på selskapsrettslig relevante punkter, herunder egenskaper ved ulike aksjeklasser (som stemmerett og rett til ulik utdeling), begrensninger knyttet til overdragelse og/eller pantsettelse av aksjer, og fravikelse av aksjelovens regler om forkjøpsrett ved avhendelse. Det er viktig å merke seg at vedtektene er offentlig tilgjengelig i Foretaksregisteret.
• Protokoller: I etableringsprosessen kan tidlig og løpende dokumentasjon av selskapsrettslige forhold være viktig. Styremøter bør avholdes og protokoller utarbeides for å dokumentere nøkkelbeslutninger og godkjennelser knyttet til fondsetableringen, herunder vedtakelse av instrukssamlinger og interne retningslinjer, godkjennelse av relevante avtaler, utnevnelse av forvalter, valg av styremedlemmer, nødvendige fullmakter til styremedlemmer og forvaltningsteamet, beslutninger om kapitalforhøyelser og vedtektsendringer, mv.
  Styremøter bør avholdes i både forvaltningsselskapet og i fondet (alternativt i hovedmannen dersom fondet etableres som et indre selskap), så vel som i andre tilknyttede selskaper i strukturen. Som nevnt i temabrevet om valg av fondsstruktur etableres norske AS-fond typisk av forvaltningsteamet gjennom et prosjektselskap som tar risikoen ved fondsetableringen (og kostnadene dersom fondet likevel ikke skulle bli noe av). Dersom prosjektselskapet er tiltenkt en rett til gevinstdeling i fondsavtaleverket vil det fra et skatteperspektiv være viktig å dokumentere eventuell etableringsrisiko, investeringsrisiko, mv. i prosjektselskapet fra et tidlig tidspunkt hvis man skal begrunne og dokumentere at slik gevinstdeling kvalifiserer som kapitalinntekt (fremfor virksomhetsinntekt).

Markedsføringsmateriale 

• Term sheet: Et term sheet oppsummerer de mest sentrale vilkårene for investering i fondet og er et dokument investorene initielt ofte etterspør. For nye forvaltningsmiljøer kan term sheet være godt egnet for å teste vilkår og strukturelle avklaringer med hjørnesteinsinvestorer tidlig i prosessen. Det kan også være kostnadseffektivt for forhandlingsformål før man eventuelt igangsetter utarbeidelsen av endelig avtaleverk/"long-forms" (f.eks. aksjonæravtale eller selskapsavtale).
• Investorpresentasjon: En godt utformet investorpresentasjon kan være avgjørende for markedsføringen av fondet og inneholder typisk informasjon om fondets strategi, forventet avkastning, teamets erfaring, samt informasjon ansvar og relevante risikoer. Presentasjonen bør også inkludere informasjon som kreves etter offentliggjøringsforordningen (SFDR).
  Merk at dersom fondet både har en minstetegning på under EUR 100 000 per investor og skal markedsføres til 150 eller flere ikke-profesjonelle investorer innenfor et enkelt EU/EØS-land, må det utarbeides prospekt etter de detaljerte reglene i verdipapirhandelloven og prospektforordningen (som da ofte vil erstatte investorpresentasjonen). Dette vil i praksis kun være aktuelt for fond som retter seg mot retail-markedet. Prospektet må godkjennes av Finanstilsynet. 
• Due Diligence Questionnaire (DDQ): Ved etablering av fond rettet mot utenlandske institusjonelle investorer kan det være hensiktsmessig å utarbeide et DDQ/spørreskjema som adresserer de vanligste spørsmålene investorene har knyttet til fondet, strategien, teamet, markedet, compliance og risikohåndtering, mv. Det finnes gode maler på slike skjemaer, herunder fra ILPA, PRI eller Invest Europe.

Fondsavtaleverk 

• Fondsavtale: Fondsavtalen, enten det er en aksjonæravtale eller selskapsavtale, utgjør det mest sentrale dokumentet i et norsk AIF, og regulerer partenes plikter og rettigheter tilknyttet fondet. Partene til fondsavtalen er typisk fondet (eller dets hovedmann), forvalteren, investorene og eventuelle sponsorselskaper (som teamets investering eksempelvis gjøres gjennom). Fondsavtalen spesifiserer blant annet fondets økonomiske struktur (være seg kommitteringsstruktur, innbetalinger i forbindelse med ulike closinger, mv.), vannfall (økonomiske rettigheter), investeringsmandat- og begrensinger, fullmakter til forvalter, bestemmelser om nøkkelpersoner, kostnader, ansvar, vilkår for overdragelse og innløsning, oppsigelse av forvalteren, mv.
• Forvaltningsavtale: Forvaltningsavtalen spesifiserer forvaltningstjenester som forvalter skal yte til fondet og tilhørende honorarer.
• Tegningsavtale/bestillingsblankett: Investorene forplikter seg til fondet ved å inngå en tegningsavtale eller bestillingsblankett for et bestemt beløp og gir samtidig forvalter fullmakt til å på investorens vegne inngå fondsavtalen og tegne aksjer/andeler i fondet, stemme for investorens aksjer på generalforsamlinger, mv. og gir samtidig bekreftelser på forståelse av avtalevilkårene, mv.

Regulatorisk dokumentasjon 

Hvilken regulatorisk dokumentasjon som må utarbeides og etterleves er avhengig av forvalters (og eventuelt også fondets) regulatoriske status. En såkalt registrert forvalter er unntatt de fleste bestemmelsene i AIF-loven, og er dermed underlagt et langt enklere regulatorisk regime enn forvaltere med tillatelse fra Finanstilsynet etter AIF-loven. Registrerte forvaltere er imidlertid underlagt samme plikter som AIF-forvaltere etter Sustainable Finance Disclosure Regulation (SFDR) og hvitvaskingsloven, som altså uansett vil gjelde. 

• Interne rutiner og retningslinjer: Både registrerte AIF-forvaltere og forvaltere med tillatelse fra Finanstilsynet må ha interne rutiner og retningslinjer. For registrerte AIF-forvaltere vil dette typisk være begrenset til rammeverk for internkontroll, atferdsregler (avhengig av aktivaklasser), anti-hvitvasking og tilhørende risikovurdering. Det stilles betydelig større krav til innholdet og omfanget av internt rammeverk for forvaltere med tillatelse fra Finanstilsynet.
• Onboarding pakke: I tillegg til tegningsavtalen må investorene gi betydelig informasjon om seg selv, blant annet for investorklassifisering, AML/KYC, skatterapportering, mv., og det bør med fordel derfor utarbeides en samlet onboarding-pakke som kan fylles ut av investorene i fondet. 
• Opplysningsdokument: Forvalter med tillatelse fra Finanstilsynet må utarbeide et opplysningsdokument om hvert fond i tråd med AIF-loven § 4-2. Dette inneholder blant annet informasjon om fondets investeringsstrategi, risikoprofil, kostnadsstruktur, og annen viktig informasjon som investorene trenger for å ta informerte investeringsbeslutninger.
• Nøkkelinformasjonsdokument: Dersom et alminnelig AIF skal markedsføres til ikke-profesjonelle investorer kreves det at forvalter utarbeider et nøkkelinformasjonsdokument etter AIF-loven kapittel 7. Det er ventet gjennomføring i Norge av nye regler om nøkkelinformasjonsdokument for en rekke produkter om kort tid, etter reglene i den såkalte PRIIPS-forordningen. Nøkkelinformasjonsdokumentet (KID) skal gi investorene klar og forståelig informasjon om fondets investeringsmål, kostnader, risiko, og potensiell avkastning, slik at private investorer kan sammenligne ulike investeringsalternativer på en enkel måte. 
  For øyeblikket gjelder ikke PRIIPS-forordningen direkte i Norge, men den er relevant for en rekke norske aktører med grensekryssende aktiviteter. Det har nylig kommet et lovforslag om implementering av forordningen i en ny norsk PRIIPS-lov (Engelsk). Vi antar at reglene vil vedtas og tre i kraft senere i år. Ved implementeringen av PRIIPS-reglene vil de nåværende reglene om nøkkelinformasjon i en rekke lover bli betydelig endret og gjenstand for utførlig detaljregulering av hva slags informasjon som kreves fremsatt overfor ikke-profesjonelle investorer.
• SFDR-dokumentasjon/informasjon: Avhengig av fondets klassifisering under SFDR-regelverket som artikkel 6, 8 eller 9-fond stilles det visse opplysningskrav og krav om utarbeidelse av særskilt dokumentasjon. Dette har vi skrevet nærmere om i et tidligere nyhetsbrev. Uavhengig av fondets klassifisering må også alle kapitalforvaltere på nettsidene opplyse om bærekraftsrisiko, eventuelle PAI-indikatorer og hvordan forvalters godtgjørelsespolitikk samsvarer med integrering av bærekraftsrisiko. 

Andre relevante dokumenter

Andre dokumenter som typisk utarbeides i tilknytning til fondsetableringer: 

• Policies: Utover de rent regulatorisk påkrevde dokumentene vil forvalter typisk også utarbeide fondsspesifikke retningslinjer, eksempelvis ESG policy, allokeringspolicy (ved flere fond under forvaltning), retningslinjer for investeringer, verdsettelse, mv.
• Prosessbrev: Ved større fondsetableringer utarbeides det ofte prosessbrev til investorene som inneholder praktisk informasjon og frister for forhandlinger om fondsavtaleverket, sidebrev, innlevering av AML/KYC-dokumentasjon, prosess for innlevering av tegningsavtaler, closing, mv. 
• Avtaler med tjenestetilbydere: Avtaler med relevante tjenestetilbydere må også inngås. Slike tjenestetilbydere kan for eksempel være administrator, depotmottaker, distributører eller lignende. Fond med forvalter med AIF-konsesjon er for eksempel pålagt å ha en depotmottaker. 
• Investorrapportering: Forvalter påtar seg typisk å rapportere til investorene på kvartalsvis basis om fondets utvikling, og må utarbeide et hensiktsmessig rapporteringsformat for dette formål. Investorer kan også ha særskilte krav til slik rapportering i separate sidebrev. 
• Innkallings- og utdelingsnotiser: Særlig for lukkede fond med kommitteringsstruktur må det utarbeides innkallings- og utdelingsnotiser i tråd med fondsavtaleverket.
• Akseptbrev: Forvalter bør utarbeide et akseptbrev e.l. kommunikasjon til investorene hvor det informeres om akseptert tegning/kommittering.
• Legal opinions: Internasjonale investorer ber ofte om legal opinions/memoer for å forstå og få comfort rundt juridisk fondsstruktur og eventuelle skatteimplikasjoner.
• Vedlegg til skattemeldinger: Det kan være fornuftig både for investeringsteam, mv. og investorer at det utarbeides standard vedlegg til deres respektive skattemeldinger som beskriver særskilte skattespørsmål i fondet, herunder skattlegging av gevinstdeling / carried interest, mv. For investorer vil slikt vedlegg være særlig aktuelt hvis AIF- et etableres som et indre selskap.